Was ist Digital Asset Management (DAM)?

Unter Digital Asset Management, kurz DAM, versteht man das Speichern und Organisieren der digitalen Assets eures Unternehmens, wie zum Beispiel Logodateien, Marketingmaterial, Pitch Decks und Produktfotos. Viele Unternehmen nutzen ein spezielles Digital Asset Management System (DAM), um die gesamte Verwaltung digitaler Inhalte so einfach wie möglich zu gestalten. Diese Lösung bietet ein zentrales Zuhause für all eure Markenmaterialien, so dass jeder die benötigten Assets leicht finden und darauf zugreifen kann.

Wie funktioniert eine DAM-Software?

Digital Asset Management-Software bildet das Rückgrat für ein umfassendes Asset Management. Sie unterstützt den Zugriff, die Organisation und die Verteilung von digitalen Inhalten und kreativen Assets.

Zugriff

Die DAM-Software bietet einen zentralen Speicherort für alle eure Brand Assets. Wann immer jemand im Unternehmen ein neues Brand Asset erstellt, speichert er es im DAM - nicht auf seinem Laptop oder in seinen persönlichen Dateien. Auch wenn einige Unternehmen noch On-Premise-Lösungen bevorzugen, sind die meisten DAMs heute cloudbasiert.

Organisation

Innerhalb eures DAM könnt ihr Dateien in Libraries (auch Bibliotheken) kategorisieren, um so die Navigation zu erleichtern. Wie ihr Dateien gruppiert, hängt von euren geschäftlichen Anforderungen ab: Ihr könnt zum Beispiel Bibliotheken für verschiedene Dateiformate, Marketingkampagnen, Produktlinien oder Abteilungen einrichten.

Wenn ihr ein neues Asset hochladet, könnt ihr detaillierte Metadaten und Tags hinzufügen, um die Suche im DAM zu erleichtern:

• Metadaten vereinfachen die Kategorisierung und haben ein klares Format, beispielsweise "Datum". Sie helfen bei der Strukturierung der Asset Library, ähnlich wie „Genre" eure Musikbibliothek strukturiert.
• Tags sind völlig frei wählbar und unterliegen keinerlei Beschränkungen. Wenn ihr nur Tags verwendet und mehrere Personen Assets hochladen, können die Tags inkonsistent sein, was das Auffinden des richtigen Assets erschwert.

Metadaten und Tags funktionieren am besten zusammen, wenn ihr eine klare Metadatenstruktur verwendet. Dann können die User Tags hinzufügen, um die Suche nach einem Asset innerhalb einer Metadaten-"Kategorie" einzugrenzen. Manche Kunden möchten beispielsweise Metadaten für "Abteilung" oder "Produktlinie" verwenden und Tags für die Beschreibung des Assets hinzufügen, zum Beispiel "rot" oder "Personen".

Teilen

Mithilfe einer DAM Software können alle Mitglieder des Teams auf eure Brand Assets zugreifen - zu jeder Zeit und an jedem Ort. Jede Person kann ein eigenes Konto haben und es besteht die Möglichkeit, neue Mitarbeitende hinzuzufügen oder Personen zu entfernen, die das Unternehmen verlassen.

Darüber hinaus kann ein DAM euch dabei helfen, den Zugriff auf Assets einzuschränken, falls dies erforderlich sein sollte. Beispielsweise könnt ihr noch nicht genehmigte Visuals für eine anstehende Kampagne für das weite Unternehmen verbergen, bis alle Assets final freigegeben wurden. Bei vielen DAM-Lösungen können Berechtigungen so angepasst werden, dass Personen basierend auf ihrer Abteilung oder ihrem Standort Zugriff auf unterschiedliche Libraries oder Assets erhalten.

5 Vorteile einer Digital Asset Management Software

Auch wenn eine Software nicht alle eure Herausforderungen lösen kann, kann eine DAM-Lösung die Dateiverwaltung und Organisationsprozesse eures Unternehmens verbessern. Sie bietet mehrere Vorteile, wenn ihr euer gesamtes Team dazu bringen könnt, sie aktiv als Teil eures Tech Stacks zu einzusetzen.

1. Auf Anhieb finden und verwenden

Eine zentrale Plattform für das Speichern aller digitalen Assets ist in vielen Unternehmen nicht gegeben. Wenn Mitarbeiter also nach bestimmten digitalen Dateien suchen, müssen sie ihre E-Mails, Download-Ordner und die auf dem Desktop gespeicherten Dateien durchforsten.

Unorganisierte Dateien führen zu Produktivitätsverlust. Untersuchungen zeigen, dass 60 % der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mehr Zeit mit der Suche nach Dokumenten als mit der Beantwortung von E-Mails verbringen. Und je mehr Zeit die Mitarbeitenden mit der Suche nach den richtigen Assets verbringen, desto weniger Zeit können sie für ihre eigentliche Arbeit aufwenden.

Ein DAM bietet ein zentrales Zuhause für eure gesamten digitalen Assets und wird so zu eurer Single Source of Truth. Die Assets werden in Bibliotheken organisiert und mit detaillierten Metadaten versehen, sodass die Mitarbeitenden sie leichter suchen und finden können

2. Alle nutzen die aktuellste Version deiner digitalen Assets

Ohne ein DAM wissen die Mitarbeitenden möglicherweise nicht, wo sie die genehmigte Version eurer neuesten Marketing Assets finden. Sie haben vielleicht eine alte Version oder einen Entwurf auf ihrem Desktop gespeichert und wissen nicht, dass es sich nicht um die endgültige Version handelt.

Wenn ihr jedoch ein Digital Asset Management-System im Einsatz habt, werden alle Assets zentral gespeichert. Bei Änderungen wie zum Beispiel dem Messaging oder den Brand Assets selbst wird die alte Version automatisch ersetzt und für alle Stakeholder in Echtzeit aktualisiert. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass stets die aktuellste Version eines Assets verwendet wird.

3. Assets kinderleicht internen und externen Stakeholdern bereitstellen

Mitarbeitende, die keinen direkten Zugriff auf eure markenkonformen Dateien haben, werden diese wahrscheinlich auch nicht nutzen. Den Zugriff für jede Datei anfragen zu müssen, unterbricht nicht nur den Arbeitsflow, sondern zerrt irgendwann auch an den Nerven. Auf der anderen Seite ist es auch für das Marketingteam eine Herausforderung, den Überblick über Anfragen zu behalten und diese zu genehmigen.

Mit einem DAM kann der Zugriff auf eure Marketingressourcen ganz einfach geregelt werden. Es kann entweder der Zugriff auf das ganze System gewährt werden, oder man beschränkt diesen auf ausgewählte Bibliotheken. Robuste Sicherheitsmaßnahmen, wie Copyrights, Access Management und Targeting, sichern eure Assets, ermöglichen das Teilen mit relevanten Stakeholdern und vereinfachen die Verwaltung der Nutzung und Zugänglichkeit.

Die Mitarbeitenden können problemlos auf benötigte Assets zugreifen und ihr könnt gleichzeitig kontrollieren, wer welche Dateien einsehen darf. Dies gilt sowohl für interne Mitarbeitende als auch externe Stakeholder wie Agenturen oder Partner.

4. Markenkonsistenz unternehmensweit sicherstellen

Inkonsistenz lässt ein Unternehmen unprofessionell erscheinen. Unser State of Brand Ownership Report hat ergeben, dass „zu große Abweichungen von den Kernmarkenfarben, der Typografie, der Markenstimme, dem allgemeinen Markenverhalten oder der Logogröße" eure Markenidentität schwächen.

Mit einem DAM kann jeder auf die gleichen Dateien zugreifen, die bei Bedarf aktualisiert oder ersetzt werden können. Wenn ihr eure Produktbeschreibungen oder die Standardinformationen eures Unternehmens aktualisiert, sind diese Änderungen für jede zugriffsberechtigte Person sichtbar. So wird vermieden, dass alte Versionen verwendet werden.

5. Insights in die Verwendung deiner Brand Assets erhalten

Viele DAM-Lösungen bieten Analysefunktionen welche Einblicke in die Nutzung eurer Assets erlaubt - welches Team verwendet welche Assets am häufigsten? Auf diese Weise könnt ihr besser nachvollziehen, inwiefern verschiedene Abteilungen mit eurer Marke interagieren.

65 Prozent der Befragten unseres Reports gaben an, dass mindestens die Hälfte der Mitarbeitenden in den jeweiligen Unternehmen Markenmaterialien wöchentlich benötigt. Detaillierte Analysedaten können euch helfen, die beliebtesten Assets zu identifizieren. Im Laufe der Zeit hilft dies, die interne Ausbildung und das Engagement für eure Marke zu stärken und die Markenkonsistenz zu verbessern.

Wer verwendet Digital Asset Management Tools?

Die meisten Mitarbeitenden werden wahrscheinlich irgendwann auf euer DAM zugreifen, auch wenn einige Teams die Plattform regelmäßiger nutzen als andere. Aber nicht nur euer internes Team profitiert von einer besseren Zusammenarbeit, sondern auch externe Stakeholder.

Kreativteams

Die Kreativteams in eurem Unternehmen werden eure Digital Asset Management-Plattform wahrscheinlich am häufigsten nutzen. Zu diesen Teams gehören in der Regel Designer, Fotografen und Videoproduzenten, die den Großteil der kreativen Dateien eures Unternehmens erstellen.

Sie werden das DAM nutzen, um die von ihnen produzierten Medieninhalte zu organisieren, zu speichern und den Zugriff auf diese mit anderen Kollegen zur Genehmigung und für Feedback zu teilen.

Marketingabteilungen

Auch Marketingteams nutzen häufig Tools zur Verwaltung digitaler Assets, um Marketingmaterialien, Inhalte und Vorlagen zu erstellen.

Ein DAM bietet ihnen einen zentralen Ort, an dem sie diese Assets speichern können, und erleichtert den Zugriff für alle. Dies ist besonders nützlich, wenn euer Unternehmen regionale Niederlassungen oder ein verteiltes Team hat, da jeder die Dateien bei Bedarf finden kann. Auf diese Weise muss das Marketingteam weniger Zeit damit verbringen, Dokumente an alle zu versenden oder den Zugriff auf bestimmte Dateien individuell zu gewähren.

Vertriebsteams

Vertriebsteams sind oft die ersten Ansprechpartner für potenzielle Neukunden. Sie gehören zu den sichtbarsten Vertretern eurer Marke und müssen daher wissen, wie sie auf eure Markeninhalte zugreifen und diese nutzen können.

Mithilfe eines Digital Asset Management-Systems können sie auf Produktinformationen, Verkaufsunterlagen und Produktdemos zugreifen. Es können auch markengeschützte Vorlagen für häufig verwendete Inhalte (z. B. Verkaufsunterlagen) eingerichtet werden, damit die Mitarbeitenden ihre eigenen Dokumente anpassen können, ohne von der Marke abzuweichen. Dadurch wird die Konsistenz von Marke und Messaging verbessert und potenziellen Kunden ein guter erster Eindruck von eurem Unternehmen vermittelt.

Externe Partner

Externe Partner, mit denen ihr zusammenarbeitet - wie Kreativagenturen, Freiberufler oder PR-Agenturen - benötigen möglicherweise Zugang zu eurem DAM.

Das bedeutet, dass sie euer Logo verwenden oder euer Leitbild hinzufügen können, wann immer sie es brauchen. Außerdem können sie Dateien zu eurem DAM hinzufügen, was es für Kreativagenturen einfach macht, Assets zur Überprüfung mit internen Stakeholdern zu teilen.

Wie wählst du das richtige DAM-System?

Es existieren eine Vielzahl von DAM-Tools auf dem Markt. Wenn ihr verschiedene Optionen vergleicht, sollten ihr bei eurer Entscheidungsfindung ein paar Dinge beachten.

Integrationen

Sucht ihr nach einer DAM-Plattform, die von Haus aus mit euren anderen Tools integriert ist. Dies gilt vor allem für Kreativtools wie Sketch oder Adobe, da dies euren Kreativteams die Verwendung und das Hinzufügen von Elementen zu eurem DAM erleichtert.

Am besten ist es, wenn ihr eure Entwickler in eure DAM-Evaluierungsprozess einbezieht, damit sie von ihrer Seite aus ihre Zustimmung geben können. So ist es beispielsweise ein Muss, dass die Software über offene Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) oder Webservices kommunizieren und Daten austauschen kann. Alternativ könnt ihr nach DAMs Ausschau halten, die eine Entwicklerplattform und ein Brand SDK anbieten, mit denen ihr eure eigenen Integrationen einrichten könnt, um sie an euer bestehendes technisches Ökosystem anzupassen.

Benutzerfreundlichkeit

Lernt verschiedene Digital Asset Management-Lösungen besser kennen, indem ihr Produktdemos testet. Achtet hierbei auf eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche, die leicht einzurichten und zu verwenden ist, sodass ihr keine Kodierung oder viel Training benötigt. Dies gewährleistet eine hohe Akzeptanz und einen schnellen Return on Investment.

Horizontale Lösungen

Vergleicht verschiedene Optionen und findet heraus, ob es sich um ein eigenständiges DAM-Produkt handelt oder ob es Teil einer größeren Brand Engagement-Plattform ist. Umfassende Brand Engagement-Plattformen bieten euch weitere Funktionen - darunter Teamübergreifende Zusammenarbeit in Echtzeit, [Brand Guidelines](Brand Guidelines) und Templates. Dies ermöglicht den Benutzerinnen und Benutzern eine durchgängige Erfahrung direkt auf der gleichen Plattform und fördert die Zusammenarbeit und Organisation.

Zugriff auf Assets

Eure Benutzerinnen und Benutzer fordern, dass sie überall und jederzeit zusammenarbeiten können. Hierzu müssen sie schnell und einfach auf Inhalte und Assets via Telefon oder Computern zugreifen und diese herunterladen sowie kommentieren können. Je nach Bedarf könnt ihr einen Anbieter wählen, der eine Mobile App anbietet, die perfekt für unterwegs geeignet ist, und eine Desktop App, die sofortigen Zugriff auf alle eure Markeninhalte bietet, ohne die Anwendung im Browser öffnen zu müssen.

Large Asset Volumes Management

Je mehr eure Marke wächst, desto mehr Dateien und Assets werden erstellt - bis zu einem Punkt, an dem es unmöglich wird, den Überblick zu behalten, geschweige denn alles zu verwalten. Achtet darauf, eine DAM-Lösung zu wählen, die euch bei der Skalierung eures digitalen Asset-Volumens unterstützt.

Access und Rights Management

Sollen viele Personen eure DAM-Lösung nutzen, aber nicht jeder Zugriff auf alles haben? Stellt sicher, dass ihr mithilfe von Regeln Benutzerrechte definieren und wenn notwendig einschränken könnt.

Analytics

Die besten Digital Asset Management-Systeme bieten ein gewisses Maß an Analysedaten , die zeigen, wie eure Team das DAM und bestimmte Assets nutzt. Dies hilft euch, das Engagement für die Marke innerhalb eures Teams zu verstehen und zu verfolgen. Analysen sind eine unverzichtbare Funktion, die euch hilft, die Nutzung von Assets zu überwachen und eine datengesteuerte Kultur für alle kreativen und markenbezogenen Dinge zu schaffen.

Einige Anbieter bieten benutzerfreundliche Analyse-Dashboards, die euch bei euren Entscheidungen unterstützen:

• Budgetentscheidungen: Manager erhalten Einblick in die Nutzung und Leistung der Markenplattform, um deren ROI nachzuweisen.
• Content-Marketing-Entscheidungen: Stellt fest, ob sich die für die Erstellung von Markeninhalten aufgewendeten Ressourcen auszahlen, und erhaltet Einblicke, an denen ihr eure Inhaltsstrategie ausrichten könnt. Nutzen die Teams die von euch erstellten Inhalte? Werden bestimmte Inhaltstypen oder Themen mehr genutzt als andere?
• Entscheidungen zur Software-Integration: YErhaltet einen Überblick über eure Markenabläufe aus der Vogelperspektive, um die Lücken in den täglichen Arbeitsabläufen eurer Teams aufzuspüren und herauszufinden, wo neue Software-Integrationen gemeinsame Prozesse verbessern könnten.

Vendor Support

Bevor ihr euch für einen Anbieter entscheidet, könnt ihr die Bewertungen anderer lesen und euch Brand Stories ansehen, um herauszufinden, ob die Kunden mit dem Support des Anbieters zufrieden sind. Sammelt alle Informationen über die anfängliche Markteinführung: Findet heraus, ob der Anbieter ein Onboarding anbietet, um neuen Benutzerinnen und Benutzern zu helfen, die Verwendung des DAM zu verstehen, oder ob er zusätzliche Sessions anbietet, wenn er neue Funktionen hinzufügt.

3 Praxisbeispiele: Vereinfachtes Brand Management mit DAM

Uber

Uber verwendet die Brand Management Plattform von Frontify seit 2021 für die Verwaltung aller Brand Assets und Markenrichtlinien.

Tausende von Brand Assets und Ressourcen sind im DAM von Uber gebündelt. Das weltweit tätige Unternehmen hat zudem eine öffentliche Markenbibliothek eingerichtet, sodass Journalisten, Marketers und andere externe Stakeholder stets Zugang zu ihren wichtigsten Materialien haben. Dazu gehören Logos, Schriftarten, Markenvorlagen und Nutzungsrichtlinien.

Heute interagieren mehr als 20.000 Personen weltweit mit der Plattform – rund 12% des Unternehmens erstellt, verwaltet und teilt Marketing-Assets mithilfe eines zentralen Hubs. Und die Zukunft sieht vielversprechend aus: „Ich glaube, dass wir bisher nur einen kleinen Teil der Möglichkeiten von Frontify ausgeschöpft haben”, so Brian Coonce, Global Creative Director bei Uber

Erfahre mehr darüber, wie Uber Frontifys DAM einsetzt.

Telefónica

Telefónica nutzt Frontifys DAM für die Verwaltung von über 700.000 Brand Assets, wie Logos, Illustrationen und Farbpaletten. Insgesamt werden 16 Marken innerhalb eines zentralen Digital Asset Management- Systems verwaltet.

Cristina Terrón Moreno von Telefónicas Brand Team erklärt die Vorteile, die sie durch die Nutzung eines DAMs erzielen konnten: „Die Möglichkeit, alle Markenmaterialien und Workflows gleichzeitig in einem einzigen Bereich für alle Länder und Marken zu verwalten, ist der größte Vorteil und ein Meilenstein für Telefónica.”

Erfahre alle Details über den Use Case von Telefónica.

Bayer 04 Leverkusen

Der Fußballverein Bayer 04 Leverkusen verzeichnet Partner und Fans auf der ganzen Welt. Laut Harald Hartel, Head of Brand bei Bayer 04 Leverkusen können sie dank des DAM von Frontify „sämtliches Material zu Marke und Corporate Design auf einer Plattform zusammenführen.” Er fügte hinzu: „Unser Ziel ist es, zu allen Fragen unserer Marke intern wie extern das passende Werkzeug zur Verfügung stellen zu können.”

Mithilfe des Digital Asset Management Systems können alle Stakeholder gewünschte Assets schnell und einfach finden.

Hartel zählte einige der Personen und Partner auf, die auf ihre Brand Assets zugreifen können müssen, von internationalen Agenturen bis zu Merchandising-Lieferanten - und sogar das geliebte Maskottchen des Vereins.

Erfahre mehr darüber, wie Bayer 04 Frontifys DAM nutzt.

Möchtest du mehr über die Vorteile einer DAM Lösung erfahren?

Die DAM Lösung von Frontify unterstützt Unternehmen wie Telefónica und Uber bei der effizienten Verwaltung ihrer markenbezogenen Assets. Erfahre mehr über unser DAM System und wie sich dieses mit unserer gesamten Brand Management Plattform integrieren lässt.