6 Best Practices: So steigert ihr den ROI eurer DAM-Plattform
Wer den Mehrwert einer Investition in ein Digital Asset Management (DAM)-System nachweisen möchte, benötigt die richtige Strategie. Wir zeigen euch, wie ihr die Vorteile einer DAM-Plattform anhand harter Fakten belegt – von Kosteneinsparungen bis hin zur Steigerung eures Markenwerts.
Marketing-, Design- und Kreativteams arbeiten gerne mit DAM-Lösungen, da sie ihnen ihre alltäglichen Aufgaben erleichtern. Als Argument für die monetären Vorteile eines DAM-Systems für euer Unternehmen reicht das jedoch nicht aus. Vielmehr müsst ihr belegen können, wie ihr mit einer DAM-Plattform Kosten spart, den Wert eurer Marke stärkt, den Verlust von Assets verhindert, die Produktivität eurer Teams steigert und inwiefern sich alles das positiv auf euren Gewinn auswirkt. Die dazu angestellten Berechnungen dienen dann als Grundlage für wichtige Entscheidungen – sei es, um die für eure Anforderungen ideale Lösung zu bestimmen oder zu evaluieren, ob weitere Investitionen in eure bestehende DAM-Plattform gerechtfertigt sind. Unabhängig der jeweiligen Situation empfiehlt es sich, folgende Best Practices zu berücksichtigen:
1. Wählt euer DAM-System basierend auf euren individuellen Anforderungen
Um einen möglichst hohen ROI zu erzielen, solltet ihr euch für eine Lösung entscheiden, die ideal zu euren Bedürfnissen passt. Dafür müsst ihr wissen, wie die Lösung in eurem Unternehmen eingesetzt werden soll. Wird ein bestimmtes Team für die Verwaltung eures DAM-Systems und eurer digitalen Ressourcen verantwortlich sein? Oder ist eure DAM-Plattform Teil eines umfangreichen Brand Management-Projekts, in das sämtliche Teams eures Unternehmens eingebunden sind?
Ein zukunftsfähiges System ist eines, das mit eurem Unternehmen und den Anforderungen eurer Marke mitwachsen kann. Auch wenn ihr aktuell „nur“ für eine Marke zuständig seid, heißt das nicht, dass das immer so bleiben wird. Vielleicht werdet ihr künftig Assets für mehrere Untermarken und/oder unterschiedliche Regionen verwalten. Achtet deshalb darauf, dass eure DAM-Plattform gewisse Grundvoraussetzungen erfüllt. So sollte sie zum Beispiel:
- Individuell konfigurierbar und an eure Anforderungen anpassbar sein
- Die Entwicklung und Einbindung von Integrationen für eure bestehenden Technologien ermöglichen
- Über Funktionen zur Verknüpfung eurer Markenrichtlinien und Designvorlagen verfügen
- Benutzerfreundlichkeit und ein umfangreiches Schulungs- und Supportangebot mitbringen
- Eine einfache Implementierung und schnelles Onboarding gewährleisten
2. Legt vorab eure Ziele und Verantwortlichkeiten fest
Die Einführung einer neuen Lösung geht immer mit Änderungen einher und diese solltet ihr sorgfältig planen. Macht euch Gedanken über eure Ziele und stellt sicher, dass ihr folgende Fragen beantworten könnt:
- Zugriff: Welche Teams werden das System auf welche Weise nutzen?
- Zweck: Zu welchem Zweck werdet ihr es einsetzen?
- Verwaltung: Wer wird die Pflege des Systems und eurer Assets übernehmen?
Darüber hinaus solltet ihr bei der Einführung eurer DAM-Plattform auch wichtige strategische Ziele wie die Stärkung der Markenbekanntheit berücksichtigen. Denn nur, wenn ihr einen Zusammenhang zwischen dem Einsatz der Plattform und euren übergeordneten Unternehmenszielen herstellt, könnt ihr auch prüfbare Kennzahlen erfassen und den ROI eurer Lösung klar belegen.
3. Strukturiert eure Assets und Metadaten so, dass Dateien schnell gefunden werden
Wie benutzerfreundlich euer DAM-System letztendlich sein wird, hängt stark davon ab, wie ihr es strukturiert und aufbaut. Achtet darauf, dass alle Beteiligten schnell und einfach auf eure Inhalte zugreifen können und dass sichergestellt ist, dass sie mit den richtigen Assets arbeiten. Je komplexer eure DAM-Lösung und eure Workflows sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass eure Teams das System nicht nutzen – und sein Mehrwert für euer Unternehmen schrumpft. Konkret beginnt ihr am besten mit der übergeordneten Strukturierung eurer Assets. Was benötigt ihr, um sie optimal verwalten zu können?
- Bereiche für eure jeweiligen Abteilungen?
- Regionsspezifische Bibliotheken?
- Kampagnenspezifische Ordner und Bibliotheken?
- Bereiche für externe Nutzerinnen und Nutzer?
Anschließend geht ihr ins Detail und befasst euch mit euren Assets. Wenn ihr neue Dateien zu eurem System hinzufügt, solltet ihr immer auch Metadaten zu ihnen eingeben, etwa das Datum, den Inhaltstyp und einen Verweis auf die zugehörige Kampagne. Damit verbessert ihr die Genauigkeit von Suchergebnissen und stellt sicher, dass eure Inhalte gezielt gesucht und gefunden werden können.
In Frontify könnt ihr auch benutzerdefinierte Tags zu Dateien hinzufügen. So könnt ihr zusätzliche Beschreibungen ergänzen und es euren Nutzerinnen und Nutzern ermöglichen, euer DAM-System nach euren individuellen Kriterien zu durchsuchen.
Ausführliche Informationen zu Metadaten und Tags in Frontify findet ihr in diesem Support Artikel.
4. Fördert die unternehmensweite Akzeptanz
Je mehr Beschäftigte eures Unternehmens eure DAM-Plattform nutzen, desto mehr Personen profitieren von ihr und desto höher wird somit auch ihr ROI ausfallen. Das erreicht ihr zum Beispiel mit einem umfassenden Onboarding-, Schulungs- und Supportangebot. Verschiedene dieser Services werden auch von den Anbietern von DAM-Lösungen direkt angeboten. Im Hilfe-Portal von Frontify (auf Englisch) findet ihr etwa einen separaten Bereich mit hilfreichen Tipps und Informationen zur Einrichtung eures Systems. Zudem hilft euch unser kompetentes Supportteam jederzeit gerne weiter – sei es bei Fragen zu spezifischen Herausforderungen oder zur Einarbeitung neuer Nutzerinnen und Nutzer. Zusätzlich solltet ihr aber auch interne Schulungen anbieten, um neue Teammitglieder in die Funktionsweise eurer DAM-Lösung und darin einzuweisen, wie sie sie optimal einsetzen. Dabei könnt ihr etwa folgende Themen behandeln:
- Wann und wie sollten Dateien zur Plattform hinzugefügt werden?
- Wie kann ich nach spezifischen Dateien suchen?
- Wie werden Assets heruntergeladen, geteilt und bearbeitet?
Außerdem könnte es für den Kompetenzaufbau neuer Nutzerinnen und Nutzer von Vorteil sein, wenn sie sich bei einmaligen Fragen zum System direkt an euer Markenteam wenden können.
5. Unterschätzt nicht die Bedeutung von DAM-Reporting
Viele DAM-Lösungen verfügen über integrierte Analysefunktionen, über die Markenteams wichtige Kennzahlen zur Nutzung des Systems erfassen und den erzielten ROI belegen können. Verlaufsdaten bieten beispielsweise Einblicke darin, von wem und wie häufig ein bestimmtes Asset bisher verwendet wurde. So sieht euer Brand Management-Team, wie Dateien von euren verschiedenen Teams genutzt werden und wie es eure Workflows verbessern und effizienter gestalten kann. Informationen zur Nutzung von Dateien zeigen Markenteams, in welchen Bereichen noch Optimierungsbedarf besteht, etwa weil die Metadaten und Tags von Dateien zu wünschen übrig lassen und die Dateien deshalb nur selten genutzt werden. Hier ein paar Beispiele für wichtige Kennzahlen:
- Nutzerinnen und Nutzer eures DAM-Systems (nach Team oder einzeln)
- Nutzung von Inhalten (wird häufig anhand der Anzahl von Downloads oder von wiederverwendeten Inhalten gemessen)
- Zeitaufwand für die Suche nach Inhalten (zur Messung der Effizienz eurer Suchfunktion)
Darüber hinaus könnt ihr über Umfragen und Feedback die Zufriedenheit eurer Nutzerinnen und Nutzer messen. All diese Einblicke helfen euch, eure Inhalte optimal zu strukturieren, eure Metadaten zu verbessern und so die Suche nach spezifischen Inhalten zu beschleunigen. Außerdem identifiziert ihr dadurch auch etwaige Engpässe und Ineffizienzen, die den effektiven Einsatz eurer Markenmaterialien erschweren.
6. Prüft euer DAM-System fortlaufend auf Optimierungsmöglichkeiten
Erhebt wichtige Kennzahlen monatlich und seht euch an, wie sich die Akzeptanz, Nutzung von Assets und Effizienz mit der Zeit entwickeln. So werdet ihr frühzeitig auf potenzielle Performance-Probleme aufmerksam und könnt zeitnah reagieren.
Allgemein habt ihr verschiedene Möglichkeiten, die Performance eurer DAM-Lösung zu verbessern. Mangelt es an Akzeptanz, könnt ihr Auffrischungskurse anbieten und Zugriffsberechtigungen überprüfen. Liegt das Problem eher darin, dass eure Nutzerinnen und Nutzer lange nach Inhalten suchen müssen, solltet ihr eure Metadaten und Tags überprüfen. Indem ihr diese verbessert, könnt ihr die Suche beschleunigen und damit eure Effizienz allgemein steigern.