KI-fähige Brand Guidelines erstellen: In 10 Schritten zu besseren KI-generierten Inhalten

Bevor es losgeht

Warum müssen Brand Guidelines für KI lesbar sein?

Wenn eure Brand Guidelines für KI lesbar sind, können generative KI-Tools deutlich zuverlässiger markenkonforme Inhalte erstellen. Statt generische Inhalte auf Basis ihrer Trainingsdaten zu produzieren oder sich ausschließlich auf die Prompts einzelner Mitarbeitender zu verlassen, kann KI auf eure zentralen Markeninformationen zurückgreifen.

Das Ergebnis: konsistentere und zuverlässigere Inhalte, die weniger manuelle Überprüfung und Korrekturen erfordern.

Warum kann KI nicht einfach bestehende Brand Guidelines verwenden?

Traditionelle Brand Guidelines wurden für Menschen entwickelt und sind deshalb nicht immer ohne Weiteres für KI verständlich.

KI braucht eindeutige Informationen. Die meisten Brand Guidelines sind jedoch eher erzählerisch aufgebaut: Sie sollen Menschen inspirieren, Orientierung geben und die Markenidentität vermitteln. Dabei lassen sie häufig Interpretationsspielraum.

Menschen können solche Lücken mithilfe ihres Wissens und ihrer Erfahrung schließen. KI hingegen muss fehlende Informationen selbst ableiten und trifft dabei nicht immer die richtigen Entscheidungen. Um Fehler bei der Markenanwendung zu vermeiden, braucht sie deshalb klare, explizite Anweisungen.

Mehr zu diesem Thema: Die Zukunft der Brand Governance liegt in der Maschinenlesbarkeit.

In 10 Schritten zu KI-fähigen Brand Guidelines (und markenkonformen KI-Inhalten)

Die folgenden zehn Schritte zeigen euch, wie ihr eure Brand Guidelines für KI lesbar macht. Dazu gehören sowohl Anpassungen an den Guidelines selbst als auch Verbesserungen eurer Markeninfrastruktur, damit KI-Tools zuverlässig darauf zugreifen können.

Stellt euch den Prozess als drei Entwicklungsstufen vor:

• Stufe 1 – Die Grundlagen schaffen: Optimiert eure Guidelines, damit KI-Tools wie Claude und ChatGPT sie besser verstehen und anwenden können, wenn Mitarbeitende sie bereitstellen.
• Stufe 2 – Das Brand System weiterentwickeln: Ersetzt statische PDF-Guidelines durch ein dynamisches Brand System, das Menschen und KI einen einfacheren Zugang zu Markeninformationen ermöglicht.
• Stufe 3 – Markenarbeit intelligent skalieren: Führt Brand Guidelines und digitale Assets in einer zentralen Source of Truth zusammen, um autonome KI-Workflows mit integrierter Brand Governance zu ermöglichen.

Im Laufe des Guides findet ihr weiterführende Ressourcen zu den einzelnen Themen. Denn eines ist klar: Das Thema ist umfangreich.

1. Ein neues Verständnis von Brand Guidelines entwickeln

Wir alle kennen klassische Brand Guidelines: beschreibende, inspirierende Dokumente, die erklären, wofür eine Marke steht, und Menschen für ihre Identität begeistern sollen.

Keine Sorge: Diese Guidelines müssen nicht durch Code, technische Skripte oder eine rein funktionale Sprache ersetzt werden.

Stattdessen geht es darum, sie so weiterzuentwickeln, dass sie sowohl für Menschen als auch für KI funktionieren. Dafür braucht es klarere Strukturen, weniger Interpretationsspielraum und einen automatisierten Zugang zu relevanten Markeninformationen.

Damit KI-Tools eure Marke korrekt erfassen, interpretieren und anwenden können, müssen Brand Guidelines die folgenden Eigenschaften erfüllen:

• Strukturiert: Klare, wiederverwendbare Regeln und Informationsfelder statt langer, unstrukturierter Texte.
• Präzise: Konkrete Anweisungen statt vager Beschreibungen.
• Kontextbezogen: Regeln, die sich je nach Zielgruppe, Kanal, Markt oder Anwendungsfall anpassen lassen.
• Vernetzt: Direkte Verbindungen zu freigegebenen Assets, Templates, Metadaten und Workflows.
• Kontrolliert: Versioniert, freigegeben und jederzeit aktuell.

Wie ihr diese Anforderungen umsetzt, zeigen die nächsten Schritte.

2. Statische Guidelines durch ein dynamisches Brand Portal ersetzen

Viele Unternehmen stellen ihre Brand Guidelines noch immer als PDF bereit. Doch dieses Format ist weder für Menschen noch für KI optimal.

• PDF-Guidelines sind statisch: Dadurch können sie schnell veralten.
• PDFs werden heruntergeladen und vervielfältigt: Das erhöht das Risiko, dass Teams mit veralteten Versionen arbeiten.

Für Mitarbeitende bedeutet das, dass sie möglicherweise nicht mehr aktuelle Vorgaben verwenden, unabhängig davon, ob sie Inhalte selbst erstellen oder ihre Brand Guidelines in KI-Tools hochladen.

Ein dynamisches Brand Portal ersetzt statische PDFs durch eine zentrale, intuitive und stets aktuelle Source of Truth für die Marke.

Das bringt entscheidende Vorteile:

• Brand Guidelines sind jederzeit zentral verfügbar. Niemand muss Dateien herunterladen und riskieren, mit veralteten Versionen zu arbeiten.
• Brand Teams können Änderungen unmittelbar vornehmen, sodass Mitarbeitende jederzeit auf die neuesten Vorgaben zugreifen.
• Integrierte KI kann Fragen beantworten und Nutzer:innen direkt zu den passenden Informationen führen. So lassen sich Guidelines einfacher finden, verstehen und anwenden.

Ein Beispiel aus der Praxis: Stellt euch vor, eine regionale Marketingverantwortliche möchte eine lokalisierte Version einer Sales-Broschüre erstellen. Da sie nur gelegentlich mit der Marke arbeitet, kennt sie nicht alle Vorgaben. Mit statischen Brand Guidelines muss sie zunächst die richtige PDF-Version finden, das Dokument durchsuchen und die relevanten Vorgaben selbst interpretieren.

Mit einem dynamischen Brand Portal wie Frontify funktioniert das deutlich einfacher: Sie öffnet das Portal, stellt dem KI-gestützten Brand Assistant eine Frage in ihrer eigenen Sprache und erhält direkt eine passende, übersetzte Antwort.

Doch dieser Guide beschäftigt sich nicht nur damit, Brand Guidelines für Menschen zugänglicher zu machen. Welche Vorteile bietet ein Brand Portal speziell für KI?

Ein zentrales Brand Portal erleichtert auch externen KI-Tools den Zugriff auf eure Guidelines. Statt jedes Mal ein PDF in einen Prompt einzufügen, können KI-Tools über eure bestehende Tech-Infrastruktur direkt auf die relevanten Markeninformationen zugreifen.

Dadurch entfällt eine wesentliche Ursache für inkonsistente KI-Inhalte: unterschiedliche und unvollständige Eingaben.

Denn bei KI hängen Qualität und Konsistenz der Ergebnisse maßgeblich von der Qualität und Konsistenz der bereitgestellten Informationen ab. Ein dynamisches Brand Portal schafft dafür die richtigen Voraussetzungen.

Häufige Fehler vermeiden 💡

Ein PDF oder eine Markdown-Datei (.md) hochzuladen, macht eure Guidelines noch nicht KI-fähig. Beide Formate können veralten, dupliziert werden oder den Bezug zu aktuellen Assets und Regeln verlieren. Was ihr braucht, ist ein lebendiges Brand System.

3. Die Markensprache für KI strukturieren

Ob professionell, verspielt, selbstbewusst oder authentisch: Menschen merken meist sofort, wenn ein Text nicht zur Sprache einer Marke passt. Wenn Inhalte per Klick generiert werden können, ist es deshalb besonders wichtig, dass der Ton von Anfang an stimmt. Ohne KI-fähige Tone-of-Voice-Guidelines entstehen jedoch häufig generische Texte, die sich an Mustern aus den Trainingsdaten orientieren, statt die individuelle Markensprache wiederzugeben.

Um eure Tone-of-Voice-Guidelines KI-fähig zu machen, müsst ihr vage Beschreibungen durch strukturierte Schreibregeln ersetzen. Begriffe wie „authentisch“, „nahbar“ oder „mutig“ sind nicht grundsätzlich falsch. Sie beschreiben eine Marke, geben aber noch keine konkreten Anweisungen für die Content-Erstellung.

Menschen können solche Begriffe anhand der Unternehmenskultur, bisheriger Inhalte, ihrer Zielgruppenkenntnisse und persönlichen Erfahrungen interpretieren. KI verfügt nicht zwangsläufig über diesen Kontext und braucht deshalb präzisere Vorgaben.

Dazu gehören bevorzugte Begriffe, unerwünschte Wörter und Formulierungen, Formatierungsregeln sowie konkrete Satzstrukturen, damit generierte Inhalte authentisch zur Marke passen.

Von vagen Markenwerten zu konkreten KI-Anweisungen:

4. Ein einheitliches Terminologiesystem aufbauen

Eine konsistente Markensprache hängt nicht nur vom Ton ab, sondern auch von den verwendeten Begriffen. Jede Marke verfügt über eine eigene Terminologie, die für Mitarbeitende und Kund:innen eine bestimmte Bedeutung hat. Dazu gehören Produktnamen, Produktbeschreibungen und zentrale Nutzenversprechen.

Diese Begriffe sind meist das Ergebnis zahlreicher Abstimmungen, Diskussionen und Entscheidungen. Sie wurden geprüft, überarbeitet und schließlich freigegeben. Deshalb sollten sie in der gesamten Markenkommunikation einheitlich verwendet werden. Geschieht das nicht, kann sich das negativ auf Conversion Rates und Markenwiedererkennung auswirken oder sogar Compliance-Risiken verursachen.

Folgende Kategorien solltet ihr in eurem Terminologiesystem berücksichtigen:

• Freigegebene Produktnamen inklusive exakter Schreibweise und Groß- und Kleinschreibung
• Bevorzugte Bezeichnungen für Zielgruppen
• Terminologie für Produktkategorien und Nutzenversprechen
• Rechtlich oder regulatorisch relevante Begriffe, einschließlich verpflichtender Hinweise und eingeschränkter Aussagen
• Wörter und Formulierungen, die vermieden werden sollen, idealerweise mit konkreten Alternativen
• Aussagen, die durch Nachweise oder Daten belegt werden müssen
• Marktspezifische Terminologie, einschließlich regionaler Unterschiede und zulässiger Abweichungen

Die Grundregel lautet: Wenn ein bestimmter Begriff für eure Marke wichtig ist, gehört er in eure Brand Guidelines.

Häufige Fehler vermeiden 💡

Verzichtet nicht auf menschliches Urteilsvermögen. Maschinenlesbare Guidelines verbessern die Konsistenz, doch menschliche Kreativität und Qualitätskontrolle bleiben entscheidend, insbesondere bei strategisch wichtigen, risikoreichen oder emotional sensiblen Inhalten.

5. Wiederverwendbare Content-Strukturen definieren

Ein weiterer Weg zu markenkonformen und konsistenten KI-Inhalten besteht darin, klare Strukturen für häufig verwendete Content-Formate festzulegen. Ein LinkedIn-Post, eine Produktbeschreibung und eine Kampagnen-Headline können zwar denselben Tone of Voice verwenden, unterscheiden sich aber in Aufbau, Zielgruppe und Anforderungen.

Wiederverwendbare Content-Strukturen lösen dieses Problem, indem sie die wichtigsten Bausteine einzelner Formate definieren. Statt jedes Mal bei null anzufangen, kann KI auf bewährte Vorlagen zurückgreifen, die widerspiegeln, wie eure Marke über unterschiedliche Kanäle hinweg kommuniziert.

Für einen LinkedIn-Post könnten beispielsweise folgende Vorgaben definiert werden:

• Ziel des Beitrags
• Angesprochene Zielgruppe
• Art des Einstiegs beziehungsweise Hooks
• Ideale Textlänge
• Anzahl der zentralen Aussagen
• Gewünschter Call-to-Action

Für Produktbeschreibungen könnte eine vergleichbare Struktur die Reihenfolge der Informationen, verpflichtende Kernbotschaften und spezifische Begriffe festlegen.

6. Die visuelle Markenidentität KI-fähig machen

Auch bei der visuellen Markenidentität braucht KI klare Vorgaben.

Menschen können ein Markenbild betrachten und intuitiv nachvollziehen, welche gestalterischen Entscheidungen dahinterstehen. Sie erkennen die Wirkung einer bestimmten Farbpalette, Lichtstimmung oder Bildsprache und können einschätzen, ob ein Motiv „authentisch“ oder „inspirierend“ wirkt.

KI interpretiert visuelle Inhalte anders. Während Designer:innen beispielsweise intuitiv verstehen, wie eine „warme und freundliche“ Bildsprache aussieht, benötigt KI konkrete Angaben zu Farbsättigung, visueller Dichte und Kontrast.

Ähnlich verhält es sich mit der Platzierung und Größe von Logos oder der Einhaltung von Abständen. Menschen können diese Elemente nach Augenmaß beurteilen. KI braucht dagegen eindeutige Größenverhältnisse und Regeln. Folgende visuelle Vorgaben sollten deshalb Teil eurer KI-fähigen Brand Guidelines sein:

• Freigegebene Markenfarben mit HEX- und RGB-Werten
• Regeln für den Einsatz von Primär-, Sekundär- und Akzentfarben
• Freigegebene Schriftfamilien
• Typografische Hierarchien für Headlines, Fließtext und Bildunterschriften
• Minimale und maximale Schriftgrößen
• Vorgaben zu Zeilenabständen und Textausrichtung
• Sicherheitsabstände und Innenabstände
• Freigegebene Illustrations- und Fotografiestile
• Regeln für Icons, etwa Kontur- oder Flächenstil und einheitliche Strichstärken
• Definitionen der visuellen Tonalität, beispielsweise Farbsättigung und Kontrast

7. Teams bei der Erstellung besserer Prompts unterstützen

Bis vollständig autonome KI-Systeme zum Alltag gehören, werden die meisten KI-Tools weiterhin von Menschen über Prompts gesteuert. Auch wenn eure Brand Guidelines bereits KI-fähig sind, bleiben Mitarbeitende damit ein entscheidendes Bindeglied. Wie gut sie Prompts formulieren, beeinflusst unmittelbar die Qualität der Ergebnisse.

Die Herausforderung: Menschen formulieren Anweisungen für KI häufig so, als würden sie mit anderen Menschen sprechen. Sie müssen jedoch lernen, Informationen so aufzubereiten, dass Maschinen sie eindeutig interpretieren können. Ergänzt eure Guidelines deshalb um Beispiele für effektive Prompts. Strukturierte Vorlagen für die Content-Erstellung helfen dabei, alle relevanten Anforderungen direkt im ersten Versuch zu berücksichtigen.

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Beispiel: Ein effektiver Prompt für Textinhalte

Vorher:

Kommuniziere wie ein reflektierter, research-orientierter Partner. Achte auf Präzision und Einfachheit. Vermeide Klischees und Fachjargon.

To

Zielgruppe - Führungskräfte auf Executive-Level

Activity - Sachlich, prägnant, glaubwürdig

Sprachniveau - Hochschulniveau

Terminologie - „Berater:in“ verwenden, „Kund:innen“ vermeiden 

Verbotene Begriffe - „Bahnbrechend“, „disruptiv“, „branchenführend“ 

Struktur - Titel mit maximal 7 Wörtern; Sätze mit maximal 18 Wörtern; 2–4 Bullet Points mit jeweils weniger als 16 Wörter

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Beispiel: Ein effektiver Prompt für visuelle Inhalte

Vorher:

Erstelle eine Social-Media-Grafik mit einer Finanzberaterin und einem Kunden. Vermittle Nahbarkeit, Selbstbewusstsein und Empathie durch eine authentische menschliche Interaktion.

To

Subject - Zwei Personen: eine Finanzberaterin und ein Kunde

Aktivität - Gemeinsame Besprechung von Finanzplänen

Umgebung - Moderner Arbeitsplatz mit sichtbarem Tablet und minimalistischer Einrichtung

Farben - Gedeckte Farbtöne, niedrige bis mittlere Sättigung. Typografiefarben: HEX #1B4965 und #62B6CB

Ästhetik - Hochwertig, natürlich, realitätsnah

Layout - Asymmetrischer Bildaufbau mit Freiraum auf der linken Seite für Text

Vermeiden - Extravagante Einrichtung, formelle Businesskleidung, übertriebene Posen

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8. Brand Guidelines und digitale Assets zentral zusammenführen

Brand Guidelines und digitale Assets verhalten sich wie Baupläne und Bausteine. Menschen und KI-Agenten brauchen beides, um markenkonforme Inhalte zu erstellen. Deshalb ist es sinnvoll, sie an einem zentralen Ort zusammenzuführen. Mit dem Aufkommen KI-gestützter Workflows wird diese Verbindung jedoch zur entscheidenden Voraussetzung. In Schritt 2 haben wir erklärt, warum ein lebendiges Brand System statischen PDFs oder Markdown-Dateien überlegen ist. Genau hier zeigt sich der eigentliche Mehrwert: ein vernetztes Markenökosystem.

Betrachten wir zunächst die Arbeit von Menschen. 

Stellt euch vor, ihr entwickelt eine neue Kampagne. Wenn eure Systeme nicht miteinander verbunden sind, müsst ihr möglicherweise an einem Ort die Brand Guidelines aufrufen, an einem anderen nach digitalen Assets suchen, Texte mit KI generieren und anschließend ein Design-Tool öffnen, um die Visuals zu erstellen. Deutlich effizienter ist es, wenn Guidelines, Assets und Design Templates innerhalb eines gemeinsamen Systems und Workflows verfügbar sind. Das bedeutet weniger Komplexität, weniger Wechsel zwischen Tools und eine geringere mentale Belastung.

Betrachten wir nun KI-Agenten, die eigenständig Aufgaben in eurem Auftrag übernehmen können. Ihr gebt beispielsweise folgende Anweisung: Erstelle eine LinkedIn-Kampagne, um unsere Halbjahresergebnisse bekannt zu geben.

Wenn digitale Assets, Brand Guidelines, Templates und Tools in einem gemeinsamen System miteinander verbunden sind, kann KI:

1. Eure Anweisung beziehungsweise das gewünschte Ziel erfassen.
2. Eigenständig auf die relevanten Brand Guidelines zugreifen und sie interpretieren.
3. Passende Assets unter Berücksichtigung der jeweiligen Zugriffsrechte finden.
4. Mithilfe freigegebener Templates einen ersten Entwurf erstellen.
5. Das Ergebnis automatisch in einen vordefinierten Freigabeprozess überführen.

Zwei Konzepte sind dabei besonders wichtig:

• Retrieval-Augmented Generation (RAG): Bei RAG greifen KI-Tools während der Content-Erstellung auf spezifische Markeninformationen zurück, statt sich ausschließlich auf ihre allgemeinen Trainingsdaten zu verlassen. Dadurch kann Markenkonformität von Anfang an in die Content-Erstellung integriert werden.
• Semantisches Verständnis: Damit ist die Fähigkeit agentischer KI gemeint, Zusammenhänge zwischen Dateien, Daten und konkreten Aufgaben zu erkennen. Ein KI-Agent versteht beispielsweise, welche Funktion Guidelines, Assets und Templates erfüllen und wie er sie korrekt miteinander kombinieren muss.

Um diese Möglichkeiten zu nutzen, müssen eure maschinenlesbaren Brand Guidelines genau dort verfügbar sein, wo Inhalte erstellt werden. So entsteht ein System, in dem KI einen größeren Teil der Arbeit übernimmt und gleichzeitig sicherstellt, dass Inhalte innerhalb klar definierter Markenvorgaben entstehen.

Bei Frontify nennen wir das Markeninfrastruktur. Erfahrt hier mehr. 

Häufige Fehler vermeiden 💡

Trennt digitale Assets nicht von den dazugehörigen Guidelines. KI benötigt sowohl die Regeln als auch die Werkzeuge zur Content-Erstellung innerhalb eines vernetzten Systems.

9. Digitale Assets mit Metadaten anreichern

Damit KI-Tools Inhalte erstellen können, müssen sie zunächst die richtigen Assets finden und verstehen, ob, wo und wie diese verwendet werden dürfen. Ein Dateiname allein reicht dafür nicht aus. Entscheidend sind Metadaten.

Metadaten sind beschreibende Informationen, die einem Asset zugeordnet werden. Sie verbessern die Auffindbarkeit und liefern wichtigen Kontext für die Nutzung. Sie helfen KI zu verstehen, was ein Asset zeigt, für welche Anwendungsfälle es relevant ist und welche Regeln oder Einschränkungen gelten.

Beispiel für strukturierte Asset-Metadaten:

• Produkt: Winterjacke
• Beschreibung: Zwei Frauen in Winterjacken stehen in einer verschneiten Landschaft, eine trägt Grün, die andere Grau. Sie genießen die Aussicht. Im Hintergrund liegen abgelegte Skier und Skistöcke.
• Markt: DACH
• Kanal: Paid Social
• Nutzungsrechte: 
• Gültig bis Dezember 2026
• Umgebung: Berglandschaft
• Stimmung: Abenteuerlich, funktional, hochwertig
• Freigabestatus: Freigegeben
• Einschränkungen: Nicht für Print, nicht für Nordamerika

Bei möglicherweise Millionen digitaler Assets kann die Vorstellung, jede Datei manuell mit Metadaten anzureichern, zunächst überwältigend wirken. Doch genau hier kann KI unterstützen.

Tools wie der DAM Agent von Frontify nutzen visuelle Analyse und agentische KI, um relevante Metadaten automatisch zu erkennen und hinzuzufügen.

So können Teams ihre Assets effizienter anreichern, ohne sämtliche Informationen manuell erfassen zu müssen.

10. KI-Tools über MCP mit eurem Brand System verbinden

Zum Abschluss geht es um die Vernetzung eurer Systeme. Bis hierhin habt ihr:

• Eure Brand Guidelines so optimiert, dass KI sie lesen und interpretieren kann.
• Statische PDFs durch ein dynamisches Brand System ersetzt.
• Ein System gewählt, das Brand Guidelines und digitale Assets zentral zusammenführt.
• Integrierte KI-Funktionen eingesetzt, um Workflows schneller, einfacher und präziser zu gestalten.

Jetzt fehlt nur noch ein letzter Schritt: Externe KI-Tools mit eurer zentralen Source of Truth verbinden. Dafür möchtet ihr natürlich nicht für jedes einzelne Tool eine individuelle Integration entwickeln. Das würde zusätzlichen Aufwand, mehr Komplexität und potenzielle Risiken verursachen.

Genau hier kommt MCP (Model Context Protocol) ins Spiel. MCP funktioniert im Grunde wie ein universeller Adapter für KI-Tools. Das Protokoll ermöglicht es ihnen, sich direkt mit anderen Plattformen zu verbinden und auf die dort verfügbaren Informationen zuzugreifen.

Frontify verfügt über eine integrierte MCP-Unterstützung. Dadurch könnt ihr Tools wie Claude, ChatGPT, Figma, Cursor und weitere Anwendungen einfach und sicher mit eurer Markenplattform verbinden.

Erfahrt mehr darüber, wie MCP eure Markenintelligenz für KI zugänglich macht.

Geschafft! Eure Marke ist bereit für KI.

Eure KI-Tools verfügen jetzt über die notwendigen Grundlagen, um innerhalb eures kontrollierten Brand Systems zu arbeiten, statt außerhalb davon. Sie können eure Brand Guidelines lesen, auf freigegebene Assets zugreifen und diese unter Einhaltung der geltenden Vorgaben verwenden, um markenkonforme Inhalte zu erstellen.

Wir wissen, dass dieser Prozess zunächst komplex erscheinen kann. Deshalb unterstützen wir euch bei jedem Schritt: von der Umwandlung statischer Brand Guidelines in ein dynamisches Brand System bis hin zur Einrichtung von Frontify als zentrale Source of Truth für eure Marke.

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