Qu’est-ce qu’un workflow de gestion des assets numériques ?
Un workflow de gestion des assets numériques (DAM) est un processus structuré qui permet d’organiser, de gérer et de distribuer des contenus numériques tout au long de leur cycle de vie au sein d’une entreprise.
Le DAM permet aux responsables de marque et aux équipes créatives de créer, stocker, retrouver et partager facilement des assets numériques — comme des images, des vidéos ou des documents — via un système centralisé.
Un workflow DAM bien conçu garantit que les contenus sont accessibles, sécurisés et utilisés efficacement à chaque étape de leur vie. Il facilite l’import, la modification, la consultation et le partage des assets, tout en assurant le respect des guidelines de marque grâce à un contrôle des versions et à un processus clair de relecture et de validation.
Comprendre l’importance des workflows DAM, c’est poser les bases d’une gestion de contenu fluide, cohérente et pérenne.
Dans un environnement numérique toujours plus exigeant, les workflows DAM sont devenus essentiels pour les entreprises. Dans les organisations de grande taille, à distance ou réparties sur plusieurs sites, de plus en plus de personnes créent ou utilisent des contenus liés à la marque. Un processus clair facilite la création d’assets conformes à l’identité de marque et permet de retrouver rapidement les contenus existants.
En résumé, les workflows DAM permettent d’optimiser des aspects clés de la gestion de marque :
- Responsabilités claires : Un workflow définit précisément les étapes à suivre pour chaque utilisateur tout au long du cycle de vie des contenus. Chacun sait qui est responsable à chaque étape.
- Cohérence renforcée : Les workflows DAM garantissent que tous les membres de l’équipe accèdent aux assets les plus récents — mais uniquement une fois qu’ils ont été validés. Cela évite les utilisations précoces et les risques d’incohérence dans la marque ou les messages diffusés.
- Partage de la responsabilité de marque : Grâce au workflow, il est plus simple de donner aux équipes la possibilité de créer et d’utiliser les contenus de marque de manière autonome. Chacun peut accéder aux assets au bon moment, sans dépendre du département marketing ou de la direction de la marque.
- Gouvernance de marque simplifiée : De nombreuses personnes interviennent à différentes étapes du workflow — notamment pour les validations. Un processus clair facilite la gestion globale de la marque.
Le cycle de vie des assets numériques dans un workflow DAM
Création et acquisition
Tout commence par la création. Designers, développeurs, spécialistes du contenu ou partenaires externes produisent ou acquièrent les contenus. Cette étape inclut les relectures internes et la validation finale des fichiers. Une fois le contenu approuvé, cette phase est terminée.
Import et création de métadonnées
L’asset est ensuite intégré dans le système DAM. Vous pouvez l’importer depuis un appareil, une bibliothèque existante ou via un transfert automatisé depuis des outils connectés (caméra, stockage cloud, etc.).
Une fois l’asset intégré, il faut lui ajouter des métadonnées : informations descriptives comme le titre, les mots-clés, la description, les droits d’auteur ou la date de création. Les métadonnées rendent les fichiers facilement recherchables et permettent de les organiser de manière efficace.
Le DAM de Frontify offre des fonctionnalités avancées en matière de métadonnées — comme la possibilité de définir des champs obligatoires que les créateurs peuvent facilement repérer et renseigner — ainsi que des contrôles d’accès qui permettent aux utilisateurs de ne voir que les informations pertinentes pour chaque asset.
Vous pouvez également ajouter des tags aux nouveaux contenus. Ces tags sont libres, ce qui vous permet d’utiliser les libellés de votre choix, par exemple pour identifier une campagne marketing, un service ou une année, et ainsi retrouver rapidement vos derniers assets numériques.
Pour en savoir plus sur les métadonnées et les tags, consultez notre article d’aide.
Stockage et sécurité
Une fois vos contenus créés, vous devez les organiser pour que les bonnes personnes puissent y accéder. Les systèmes DAM stockent les fichiers dans un référentiel centralisé : les assets peuvent être organisés en dossiers, collections ou catégories, selon des critères comme le projet, la date, le type de contenu ou le service concerné. Par exemple, vous pouvez créer des dossiers pour chaque campagne marketing ou chaque fonctionnalité produit.
Une fois vos contenus bien organisés, vous pouvez définir les droits d’accès, ce qui est essentiel pour garantir leur sécurité. La plupart des solutions DAM permettent d’attribuer ces droits de manière individuelle ou par bibliothèque. Autre point de vigilance : le téléchargement des contenus. Certaines personnes peuvent y avoir accès, mais pas forcément l’autorisation de les télécharger.
Pour en savoir plus sur la protection contre le téléchargement, consultez notre article dédié.
Recherche et accessibilité
L’objectif principal d’un DAM est de permettre un accès rapide et simple aux contenus numériques pour qu’ils soient réellement utilisés. Vos équipes pourront rechercher un asset via des mots-clés (comme sur Google) ou en appliquant des filtres personnalisés.
Les métadonnées et tags que vous avez ajoutés déterminent si les assets s’affichent ou non dans les résultats de recherche. Si vos équipes peinent à retrouver les contenus dont elles ont besoin, il peut être utile de revoir la qualité et la pertinence des métadonnées utilisées.
Distribution et partage
Les contenus numériques sont souvent partagés, en interne comme en externe. Les workflows DAM incluent généralement la gestion des droits numériques associés aux assets : cela comprend le suivi des droits d’utilisation, des licences et des autorisations pour éviter toute utilisation ou diffusion non autorisée.
Mise à jour et archivage
Les contenus de marque ne restent pas pertinents indéfiniment. Ils doivent parfois être remplacés, mis à jour ou supprimés.
Dans certains cas, vous pouvez programmer une date d’expiration dès l’import de l’asset (par exemple, pour une campagne limitée dans le temps). Dans d’autres cas, il faudra effectuer un audit régulier. Nous recommandons de passer en revue vos assets les plus utilisés chaque trimestre afin de déterminer lesquels doivent être mis à jour ou archivés.
Le DAM de Frontify permet de supprimer automatiquement les contenus en fonction de règles de péremption. Cela évite toute mauvaise utilisation des contenus, grâce à des règles de gestion basées sur les droits d’utilisation (comme les dates d’expiration ou les restrictions régionales).
Qui fait quoi : rôles et responsabilités dans un workflow DAM
De nombreux intervenants à chaque étape du workflow DAM
Plusieurs personnes interviennent à différents moments dans vos workflows DAM. Voici un aperçu des rôles et responsabilités de chacun :
- Créateurs : Ce sont les personnes chargées de produire vos contenus numériques. Il peut s’agir de designers, vidéastes ou spécialistes du contenu, qui créent tout type d’assets — publicités digitales, supports de vente, etc.
- Relecteurs : Ces membres de l’équipe examinent les contenus en cours de création et donnent leur avis. Ils peuvent être managers, chefs d’équipe ou collègues. Leur retour guide les itérations suivantes et prépare les contenus à la validation finale.
- Validateurs : Ce sont les personnes qui donnent le feu vert final aux contenus. Selon le type d’asset, cela peut être des responsables d’équipe, des cadres dirigeants ou des membres du comité de direction.
- Diffuseurs : Ces collaborateurs publient le contenu une fois qu’il a été validé. Ils peuvent être les créateurs eux-mêmes ou leurs managers. Ils ont souvent la responsabilité d’importer le fichier finalisé dans le DAM afin qu’il soit prêt à être utilisé dans l’ensemble de l’organisation.
- Administrateurs : Ils gèrent le DAM et le cycle de vie des assets. Il peut s’agir de responsables DAM ou de spécialistes des opérations marketing. Leur rôle : organiser, catégoriser, mettre à jour les contenus et supprimer les fichiers obsolètes.
Les bénéfices d’un workflow DAM
Mettre en place un workflow DAM bien défini permet à votre entreprise de mieux gérer ses contenus numériques, d’améliorer l’efficacité globale et de favoriser la collaboration.
Plus d’efficacité et de productivité
Un workflow DAM permet de gérer vos contenus média plus efficacement. Les équipes retrouvent rapidement les fichiers dont elles ont besoin, sans perdre de temps à chercher dans plusieurs systèmes.
Grâce à un workflow clair, les contenus obsolètes sont retirés à la fin de leur cycle de vie. Vous évitez ainsi les erreurs d’utilisation (comme un ancien logo ou un message dépassé) et gagnez du temps.
En définissant des règles d’accès et de partage, vous vous assurez que seules les bonnes personnes accèdent aux bons contenus — y compris les partenaires externes.
Résultat : les équipes travaillent plus rapidement, avec moins de pertes de temps liées à la recherche ou au partage de fichiers. Cette efficacité accrue se traduit par un gain de productivité et des économies.
Collaboration et communication fluidifiées
Les workflows DAM donnent à tous une vision claire des étapes à suivre avant qu’un contenu soit prêt à l’usage. Cela facilite la collaboration sur les contenus — modifications, retours, validations.
La plupart des solutions DAM intègrent des fonctions de commentaire qui permettent aux relecteurs et validateurs de donner leur avis ou valider les brouillons directement dans l’outil. Le DAM devient ainsi la source unique de vérité pour tous vos contenus numériques.
Plus de sécurité et de contrôle
Les workflows DAM offrent un meilleur contrôle sur la création, le stockage et la gestion des contenus. Chaque fichier passe par une étape de validation, ce qui vous permet de garder la main sur la qualité des assets produits.
Les DAM proposent aussi le contrôle des versions et le suivi des modifications, ce qui est essentiel lorsque plusieurs intervenants travaillent sur un même contenu. Cela évite les erreurs et garantit que les bonnes versions sont utilisées.
Enfin, la gestion des droits d’accès est cruciale. Vous pouvez attribuer ou modifier les autorisations pour chaque contenu, afin de maîtriser qui peut voir ou utiliser chaque fichier. Cela vous aide à respecter les droits d’auteur et à éviter tout usage non autorisé.
Une meilleure organisation et accessibilité des assets
D’après notre rapport State of Brand Ownership, 70 % des répondants ont besoin d’un accès régulier aux contenus de marque pour mener à bien leurs projets marketing, design ou développement.
Un workflow DAM vous aide à organiser tous vos fichiers et à les taguer correctement avec des métadonnées pertinentes, afin de les rendre facilement accessibles pour tous ceux qui en ont besoin.
De plus, centraliser tous vos fichiers dans une solution DAM offre un emplacement unique pour l’ensemble de vos ressources de marque, permettant à chacun de savoir exactement où chercher les documents — quel que soit leur service.
Une cohérence et une conformité renforcées de la marque
Les workflows DAM permettent à votre entreprise de maintenir une identité de marque cohérente en garantissant que tous les membres de l’équipe ont accès aux dernières versions approuvées des logos, images et supports marketing. Cette cohérence vous aide à construire une identité de marque forte et facilement reconnaissable.
À mesure que les entreprises se développent et génèrent davantage de ressources numériques, un workflow DAM bien mis en place peut gérer l’augmentation du volume de fichiers tout en assurant que l’organisation reste fidèle à sa marque afin de créer des expériences utilisateurs homogènes.
Pièges courants à éviter lors de la mise en place de workflows DAM
Négliger l’adhésion de l’équipe
Un workflow DAM vise à faire en sorte que toute votre entreprise suive les mêmes étapes pour créer, stocker et partager les ressources numériques de votre société. Comme pour tout processus, il faut que tout le monde adhère pour réussir.
Si seulement la moitié de l’équipe suit le workflow, vous aurez toujours un grand nombre de ressources numériques qui ne seront pas correctement révisées, organisées et mises à jour. Cela peut engendrer des incohérences dans votre branding digital et compliquer la tâche des utilisateurs pour trouver et accéder aux ressources dont ils ont besoin dans votre logiciel de gestion d’actifs numériques.
Pire encore, lorsque certains voient leurs collègues ne pas respecter le processus DAM établi, ce comportement peut devenir contagieux, et de moins en moins de personnes suivront votre workflow.
Manque de clarté sur la responsabilité
Nous avons défini précédemment les rôles et responsabilités de chacun dans un workflow DAM. Si les personnes ne savent pas quel est leur rôle ou qui est responsable de la prochaine étape du cycle de vie d’un asset, il leur sera plus difficile de suivre correctement le workflow. Par exemple, si un designer ne sait pas qui doit valider son asset, il devient compliqué de publier cet asset et de le télécharger dans votre DAM.
Comprendre les différents rôles et responsabilités à chaque étape aide à la réussite du workflow. Cela garantit que chacun assume la responsabilité de son étape dans le cycle de vie de l’asset — et sait à qui transmettre l’asset pour la suite.
Formation insuffisante des utilisateurs
Si les utilisateurs ne savent pas comment utiliser votre DAM, il sera difficile de les faire respecter le workflow. Vous devez former vos équipes au processus et au logiciel.
Tout le monde doit comprendre le cycle de vie complet de vos ressources de marque, de la création à la mise hors service. Même ceux qui créent rarement des assets devraient être formés pour connaître les étapes à suivre lorsqu’ils doivent en créer.
Ensuite, vos équipes doivent être formées à l’utilisation de votre DAM. Tout le monde n’a pas besoin des mêmes instructions — par exemple, seuls certains auront la permission d’ajouter ou publier des assets. Mais tous doivent savoir comment trouver et utiliser les assets dans le DAM, y compris comment les télécharger. Vous pouvez aussi former les utilisateurs sur la procédure pour demander des mises à jour ou modifications s’ils remarquent des erreurs ou des informations obsolètes.
Mauvaise compréhension des besoins utilisateurs
Le but d’un workflow DAM est de faciliter la création, l’organisation, la recherche et l’utilisation des assets numériques par tous dans l’entreprise. Pour réussir, vous devez comprendre qui utilisera chaque étape du workflow et ce dont ils auront besoin à ce moment-là.
Pour mieux analyser les besoins, commencez par observer comment votre processus actuel fonctionne. Quels sont les problèmes rencontrés ? Une fois ces points connus, vous pourrez adapter votre workflow DAM pour répondre à ces besoins et améliorer votre processus existant.
Isolement par rapport aux autres outils et processus
Un workflow DAM doit être intégré à la création et à l’utilisation des ressources de marque dans toute votre organisation. Cela signifie que la plupart des collaborateurs doivent interagir avec le workflow à un moment donné. Mais si les gens pensent que c’est uniquement pour le département marketing ou la gestion de marque, votre workflow DAM deviendra un processus isolé que personne d’autre ne comprendra.
Pour contrer cela, cherchez à intégrer vos workflows DAM avec d’autres systèmes logiciels, comme les CMS (systèmes de gestion de contenu), les plateformes d’automatisation marketing, et les outils de design. Cette intégration facilite la création et la distribution fluide de contenus, et permet à plus de personnes dans l’organisation d’expérimenter le workflow.
Dépendance excessive à l’automatisation ou aux processus manuels
Un workflow DAM vise à vous offrir une gestion plus efficace de vos ressources numériques. Il peut être tentant d’automatiser au maximum. Mais une automatisation excessive peut créer des problèmes inattendus, tout comme une gestion entièrement manuelle.
Analysez chaque étape du workflow pour déterminer ce qui peut être automatisé et ce qui doit rester manuel. Par exemple, vous pouvez organiser manuellement les assets dans différentes bibliothèques pour garantir un stockage adapté. En revanche, vous pouvez utiliser l’IA ou d’autres automatismes pour ajouter des tags et suggérer des métadonnées appropriées. Avec Frontify, par exemple, l’auto-tagging par IA génère automatiquement des tags suggérés basés sur le contenu de vos assets.
L’avenir des workflows DAM
Les workflows DAM sont particulièrement utiles pour les entreprises gérant un volume important de fichiers. Ils deviendront encore plus cruciaux dans les années à venir. Des outils d’IA générative comme ChatGPT (pour le contenu écrit) et Midjourney (pour le contenu visuel) encouragent et permettent à plus de personnes de créer du contenu.
D’un point de vue business, avoir plus de personnes qui partagent le message et les idées de votre marque à l’extérieur peut être une belle opportunité. Mais du point de vue de la marque, cela peut poser un défi, car vous risquez une dilution du message si certains s’éloignent accidentellement de votre mission et de vos valeurs.
Les workflows DAM aident à contrer cette dilution : chacun garde la liberté et la responsabilité de créer du contenu de marque, mais respecte le processus de revue, validation et partage pour maintenir la cohérence et les standards de la marque.
Un volume accru de contenu signifie aussi plus de travail pour vos relecteurs et approbateurs — qui jouent un rôle clé dans votre workflow DAM. C’est pourquoi l’IA et l’automatisation seront plus importantes que jamais. Elles aideront votre équipe DAM à suivre le rythme accru de production de contenu sans compromettre la qualité de la marque.
