EU data act addendum

Dieses Addendum wird zwischen der Frontify AG („Frontify“, „wir“, „uns“) und dem Kunden („Kunde“, „Sie“) geschlossen. Soweit im Vertrag ausdrücklich auf dieses Addendum Bezug genommen wird, bildet es einen integralen Bestandteil des Vertrages. Großgeschriebene Begriffe, die hierin nicht definiert sind, haben die ihnen im Vertrag zugewiesene Bedeutung.

1. Anwendungsbereich

Dieses Addendum gilt ausschließlich für Kunden, die in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum niedergelassen sind, dort ihren Sitz haben oder dort anderweitig tätig sind, und nur insoweit, als die betreffenden Dienste dem EU Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854) (der „Data Act“) unterliegen.

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesem Addendum und dem Vertrag hat dieses Addendum Vorrang, soweit dies zur Einhaltung des Data Act erforderlich ist.

2. Definitionen

Für die Zwecke dieses Addendums gelten folgende Begriffsbestimmungen:

• „Exportierbare Daten“ bezeichnet die Input- und Outputdaten (einschließlich Metadaten), die durch die Nutzung der Frontify-Dienste durch den Kunden direkt oder indirekt erzeugt oder gemeinsam erzeugt werden und für die Implementierung der Daten des Kunden in einer neuen Umgebung erforderlich sind, mit Ausnahme der Ausgenommenen Daten.
• „Ausgenommene Daten“ bezeichnet sämtliche Daten, die nicht zu den Exportierbaren Daten gehören, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: (i) Daten, die den internen Betrieb und die Funktionalität der Frontify-Dienste betreffen, insbesondere Systemprotokollen, Monitoring- und Telemetriedaten, internen Konfigurationsdaten, Infrastruktur-Metadaten und sonstigen betrieblichen Plattformdaten; (ii) Daten, die durch geistige Eigentumsrechte geschützt sind, oder die Frontify oder Dritten gemäß dem Vertrag oder anwendbarem Recht zustehen; sowie (iii) Daten, die ein Geschäftsgeheimnis von Frontify oder eines Dritten darstellen.
• „Wechsel“ bezeichnet den Vorgang, bei dem der Kunde von der Nutzung der Frontify-Dienste zu einem anderen Anbieter desselben Dienstetyps oder zu einer on-premises-IKT-Infrastruktur wechselt (Art. 2 Nr. 34 Data Act).
• „Wechselgebühren“ bezeichnet Gebühren, die keine regulären Servicegebühren oder Vertragsstrafen wegen vorzeitiger Beendigung sind und die Frontify für nach dem Data Act vorgeschriebene Maßnahmen erhebt (Art. 2 Nr. 36 Data Act).‍
• „Übergangszeitraum“ bezeichnet den Zeitraum von dreißig (30) Tagen unmittelbar nach Ablauf der Kündigungsfrist, während dessen Frontify dem Kunden angemessene Unterstützung leistet, um den Wechsel zu einem anderen Dienstanbieter oder in die eigene IT-Umgebung des Kunden zu ermöglichen, einschließlich des Exports der Exportierbaren Daten.

3. Wechsel, Datenexport und Beendigung

3.1 Wechselanfrage

Die Parteien vereinbaren, dass der Kunde jederzeit während der Laufzeit des Vertrags Frontify über sein zuständiges Customer-Success-Team per E-Mail eine schriftliche Anfrage (die „Wechselanfrage“) übermitteln kann, um:

1. vollständig oder teilweise zu einem anderen Anbieter desselben Dienstetyps zu wechseln; oder
2. alle oder einen Teil der Exportierbaren Daten auf eine on-premise IKT-Infrastruktur zu übertragen; oder
3. die Löschung aller oder eines Teils der Exportierbaren Daten zu verlangen, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und sofern eine solche Löschung die technische Integrität, Sicherheit oder Funktionsfähigkeit der Frontify-Dienste nicht beeinträchtigt.

Ein teilweiser Wechsel ist nur zulässig, soweit eine Entbündelung nach Ermessen von Frontify technisch und organisatorisch möglich ist.

3.2 Kündigungsfrist und Beendigung des Vertrages

Die Wechselanfrage des Kunden löst eine Kündigungsfrist von zwei (2) aufeinanderfolgenden Kalendermonaten („Kündigungsfrist“) aus, bevor der Übergangszeitraum beginnt.

Die Parteien können schriftlich einen früheren oder späteren Beginn der Kündigungsfrist vereinbaren. Mangels einer solchen Vereinbarung beginnt die Kündigungsfrist mit Eingang der Wechselanfrage.

Der Vertrag endet automatisch mit Ablauf der Kündigungsfrist, unabhängig davon, ob der Kunde die Löschung von Daten, die Übertragung auf eine on-premise IKT-Infrastruktur oder den Wechsel zu einem anderen Diensteanbieter verlangt.

Im Falle einer teilweisen Wechselanfrage endet der Vertrag nur hinsichtlich der von der teilweisen Wechselanfrage betroffenen Frontify-Dienste. Alle übrigen Dienste und Bestimmungen des Vertrags bleiben in vollem Umfang wirksam.

3.3 Zahlung bei vorzeitiger Beendigung

Wird dieser Vertrag aufgrund einer Wechselanfrage vor Ablauf der Vertragslaufzeit beendet, werden sämtliche Gebühren für den verbleibenden Teil der Vertragslaufzeit sofort zur Zahlung fällig (die „Zahlung bei vorzeitiger Beendigung“), soweit sie nicht bereits in Rechnung gestellt oder bezahlt wurden.
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Soweit Gebühren im Voraus bezahlt wurden, sind diese nicht erstattungsfähig, und für nicht genutzte Zeiträume erfolgt keine Rückerstattung oder Gutschrift.
Der Kunde erkennt an, dass die Zahlung bei vorzeitiger Beendigung die vereinbarte kommerzielle Verpflichtung widerspiegelt und unabhängig von etwaigen nach dem Data Act zulässigen Wechselgebühren ist.

Bei mehrjährigen Vertragslaufzeiten können die Parteien nach Treu und Glauben über eine entsprechende Reduzierung der Zahlung bei vorzeitiger Beendigung verhandeln.
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Zur Klarstellung vereinbaren die Parteien, dass das in diesem Addendum vorgesehene Recht auf Wechsel nicht dahingehend ausgelegt werden darf, dass dem Kunden hierdurch ein allgemeines ordentliches Kündigungsrecht aus beliebigem Grund eingeräumt wird.

3.4 Übergangszeitraum

Während des Übergangszeitraums stellt Frontify die Kontinuität des Zugangs zur Frontify-Plattform in dem Umfang sicher, der erforderlich ist, damit der Kunde seine Daten mithilfe der verfügbaren Self-Service-Tools exportieren kann. Frontify wird wirtschaftlich angemessene Anstrengungen unternehmen, um den Abschluss des Datenexports innerhalb des Übergangszeitraums zu ermöglichen. Ist dies vernünftigerweise nicht möglich, kann der Kunde schriftlich eine angemessene Verlängerung des Übergangszeitraums beantragen.
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Für die Dauer des Übergangszeitraums gilt der Vertrag (einschließlich sämtlicher Rechte, Pflichten, Haftungsbeschränkungen und Haftungsausschlüsse) entsprechend („mutatis mutandis“) weiterhin für das Verhältnis zwischen den Parteien, wobei Gebühren anteilig gemäß den Bestimmungen des Vertrags anfallen.

3.5 Datenexport und Abrufzeitraum

1. Recht auf Datenabruf
   Vom Ende der Kündigungsfrist bis neunzig (90) Kalendertage danach (der „Abrufzeitraum“) kann der Kunde seine Exportierbaren Daten in der von Frontify bereitgestellten Form durch schriftliche Anfrage an Frontify abrufen. Während des Übergangszeitraums behält der Kunde den vorstehend beschriebenen Zugang zur Frontify-Plattform. Nach Ablauf des Übergangszeitraums beschränkt sich der Zugang auf die von Frontify bereitgestellten exportierten Daten und umfasst keinen Zugang zur Frontify-Plattform mehr.
2. Format und Methode
   Frontify stellt die Exportierbaren Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung. Soweit solche Exportierbaren Daten Teil kundenseitig verwalteter Instanzen sind, werden sie über die Standardfunktionen der Benutzeroberfläche der Frontify-Plattform zum Abruf bereitgestellt. Frontify ist nicht verpflichtet, einen vollständigen Website-Export, ein „Mirror“ oder ein strukturiertes “Redevelopment Package” der Kundeninstanz bereitzustellen. Frontify ist nicht verpflichtet, neue Tools oder Schnittstellen zu entwickeln, die über die bereits angebotenen hinausgehen, um den Export zu ermöglichen.
3. Kosten und Durchführbarkeit
   Frontify stellt die Mittel für den Datenexport und den Wechsel kostenlos oder – soweit nach dem EU Data Act zulässig – auf transparenter und kostenmäßig gerechtfertigter Grundlage zur Verfügung. Bis zum 12. Januar 2027 kann Frontify dem Kunden die unmittelbaren, quantifizierbaren Kosten für die Ermöglichung des Wechsels (einschließlich etwaiger Kosten für Datenübertragung oder Datenverarbeitung) in Rechnung stellen („Wechselgebühren“). Nach diesem Datum fallen keine Wechselgebühren mehr an, es sei denn, dies ist nach dem EU Data Act ausdrücklich zulässig. Die Verpflichtungen von Frontify beschränken sich auf das technisch Machbare und umfassen keine kundenspezifische Entwicklung, Datentransformations- oder Migrationsleistungen. Etwaige anfallende Wechselgebühren werden dem Kunden vorab schriftlich offengelegt. Rechnungsstellung, Zahlungsbedingungen und steuerliche Behandlung solcher Gebühren werden von den Parteien einvernehmlich festgelegt.‍
4. Löschung von Daten
   Nach Ablauf des Abrufzeitraums wird Frontify sämtliche verbleibenden Exportierbaren Daten ohne weitere Benachrichtigung löschen, sofern gesetzliche Vorschriften nichts anderes verlangen oder mit dem Kunden nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde. Frontify wird auf Anfrage des Kunden eine schriftliche Bestätigung dieser Löschung bereitstellen.

4. Transparenz; Dokumentation

Frontify stellt die folgenden Informationen gemäß Art. 25 und 26 des Data Act zur Verfügung:

4.1 Exportmethoden, Formate und Umfang

Exportierbare Daten können abgerufen werden über:

• Self-Service-Exporte (z. B. Asset-Downloads, Exporte aus der Benutzerverwaltung);
• API-basierte Exporte (einschließlich Metadaten, Tags, Kommentaren und Assets).

Die Exportierbaren Daten können Metadaten, hochgeladene Assets, Projekt- und Bibliotheksinhalte sowie – soweit anwendbar – Datenbankobjekte umfassen. Die Daten werden in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereitgestellt, einschließlich CSV-Dateien und der ursprünglich hochgeladenen Dateiformate. Die Exportformate entsprechen gängigen maschinenlesbaren Standards und standardisierten binären Dateiformaten.

Vom Kunden verwaltete Inhalte (wie Portale, Richtlinien oder Projektinformationen) können über die Standardfunktionen der Plattform abgerufen werden. Frontify stellt keine vollständigen Website-Exporte oder vergleichbare Rekonstruktionspakete bereit.

4.2 Technische Einschränkungen und Ausschlüsse

Die Parteien vereinbaren, dass sich die Verpflichtungen von Frontify auf die Ermöglichung des Exports von Kundendaten aus der Frontify-Plattform beschränken. Frontify prüft die Zielsysteme des Kunden nicht und kann die Kompatibilität mit solchen Systemen nicht gewährleisten. Die Verpflichtungen von Frontify umfassen weder eine Umstrukturierung von Daten noch kundenspezifische Entwicklungen oder die Konvertierung in Formate, die von der Frontify-Plattform nicht unterstützt werden.

5. Schutz von geistigem Eigentum, Geschäftsgeheimnissen und Sicherheit

In Übereinstimmung mit Art. 30 Abs. 6 des Data Act ist nichts in diesem Addendum so auszulegen, dass Frontify verpflichtet wäre:

1. vertrauliche Informationen oder Immaterialgüterrechte von Frontify offenzulegen oder zu übertragen;
2. die Sicherheit oder Integrität der Frontify-Dienste oder der Frontify-Plattform zu beeinträchtigen; oder
3. neue Technologien oder Dienste zu entwickeln.

7. Verpflichtung zur Data Governance

Frontify setzt branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz von Kundendaten ein (z.B. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen und Audit-Logs), um einen unrechtmäßigen staatlichen Zugriff durch öffentliche Stellen außerhalb der Europäischen Union auf in der Europäischen Union gespeicherte nicht-personenbezogene Daten zu verhindern. Datenschutzgrundsätze („Privacy by Design“) sind in die Frontify-Plattform und die APIs von Frontify integriert. Frontify verfolgt regulatorische Entwicklungen, um ihre Praktiken an den Standards der Europäischen Union und internationalen Standards auszurichten.

8. Diverses

Änderungen. Frontify kann dieses Addendum ändern, soweit dies erforderlich ist, um Änderungen oder Auslegungen des anwendbaren Rechts (einschließlich des Data Act) zu berücksichtigen; sonstige Änderungen erfolgen gemäß den im Vertrag vorgesehenen Änderungsverfahren.

Fortgeltung. Soweit dieses Addendum nichts anderes regelt, bleibt der Vertrag in vollem Umfang in Kraft. Das Auslaufen oder die Beendigung des Vertrags berührt keine Verpflichtungen, die ihrer Natur nach fortbestehen sollen (z. B. ausstehende Entgelte oder Verpflichtungen zur Datenaufbewahrung bzw. Datenlöschung).

Salvatorische Klausel. Sollte eine Bestimmung dieses Addendums für ungültig oder nicht durchsetzbar erklärt werden, bleiben die übrigen Bestimmungen im größtmöglichen gesetzlich zulässigen Umfang wirksam.

Kein Verzicht. Die Nichtdurchsetzung eines Rechts stellt keinen Verzicht auf dieses Recht dar.

Anwendbares Recht und Gerichtsstand. Das im Vertrag vereinbarte anwendbare Recht sowie der dort vereinbarte Gerichtsstand gelten auch für dieses Addendum.