Les entreprises produisent et accumulent aujourd’hui plus de contenus que jamais. Le marché de la gestion des actifs numériques (DAM) devrait croître de 14 % entre 2024 et 2029, et de plus en plus de marques prennent conscience que la gestion des actifs créatifs n’est plus un luxe : c’est une nécessité.
Les enjeux de la gestion des images
Les équipes peinent souvent face au désordre, à une identité de marque incohérente et à l’inaccessibilité des visuels. Voici les défis majeurs à relever :
Désorganisation
Sans un système de gestion des images performant, les fichiers se retrouvent éparpillés : catégories manquantes, filtres inexistants, noms de fichiers incohérents... autant d’obstacles pour retrouver un visuel grâce à des mots-clés. Ce chaos rend difficile l’accès aux images validées par la marque et fait perdre un temps fou aux équipes, entre recherches dans les drives et allers-retours d’e-mails pour récupérer les bons fichiers.
Branding incohérent
Quand vos équipes ne savent pas où trouver les visuels, elles se rabattent souvent sur des photos stock ou le premier fichier disponible, souvent obsolète ou non conforme au branding. Sans contrôle, vos visuels sont plus susceptibles d’être utilisés de manière incohérente avec des problèmes comme une résolution médiocre, un recadrage raté ou des couleurs altérées.
Accessibilité limitée
Sans système de gestion des images, vos visuels se retrouvent éparpillés dans des dossiers personnels ou sur les drives personnels de tel ou tel département. Ce manque d’accessibilité freine la productivité : vos collaborateurs n’ont pas les fichiers dont ils ont besoin au bon moment.
Les atouts d’une gestion efficace des images
Renforcer la cohérence de votre branding
Un des grands avantages d’un système robuste de gestion des images, comme un DAM, est qu’il centralise tous vos visuels en un seul endroit. Chaque image peut être étiquetée, catégorisée et connectée à vos directives de branding, templates et autres actifs, pour une organisation optimale.
Regrouper vos directives de marque et vos templates avec vos images aide les équipes à créer, éditer et partager les actifs sans effort. Par exemple, si un collaborateur de l’équipe produit ne sait pas comment recadrer une photo pour une landing page, il peut consulter les directives ou utiliser un template préconçu avec des zones correctement dimensionnées.
Uber, par exemple, a identifié le besoin d’organiser tous ses actifs au sein d’un hub unique afin que chacun puisse créer des contenus cohérents et conformes à l’identité de marque. Grâce à Frontify, Uber a centralisé tous ses fichiers et a ainsi encouragé les équipes à adopter le hub de branding.
Optimiser la collaboration et les flux de travail
Un système de gestion des images optimise collaboration et efficacité en centralisant tous les fichiers numériques au lieu de les disperser dans des dossiers personnels. Pour partager un actif, il suffit de quelques clics sur la plateforme : taguer l’utilisateur, télécharger l’image et envoyer le fichier ou un lien.
Par exemple, Nationwide s’est tourné vers Frontify pour faciliter l’accès partagé aux ressources de marque, fournir un retour en temps réel sur les actifs et fluidifier les processus pour accélérer le travail des équipes.
Améliorer l’accessibilité et la recherche des images
Un système performant permet à vos équipes de classer les images dans des bibliothèques organisées. En configurant des bibliothèques pour chaque campagne marketing, ligne de produit ou département, il devient plus facile pour chacun de retrouver rapidement les bons actifs.
En centralisant ses actifs avec Frontify, Vodafone a donné à plus de 3 400 utilisateurs répartis dans différents départements et sites la possibilité de collaborer sur le DAM et d’accéder aux contenus les plus récents et conformes à la marque.
En outre, la plupart des systèmes de gestion des images rendent la recherche d’un fichier plus facile en ajoutant des métadonnées détaillées lors de son téléchargement. Les métadonnées, comme la « date » ou le « nom de l’équipe », aident les équipes à structurer leurs bibliothèques de manière cohérente.
Optimiser l’usage et la diffusion des images
Un système de gestion des images vous permet de gérer les droits d’accès. Certains DAM donnent un accès précis fichier par fichier, tandis que d’autres offrent un contrôle plus large sur l’utilisation des bibliothèques, en autorisant ou en restreignant l’accès.
Pour les images sensibles d’un lancement produit, l’accès peut être réservé aux experts marketing et produit, l’équipe commerciale pouvant seulement les consulter sans les modifier ni les télécharger.
Avec des solutions DAM avancées comme Frontify, vous configurez facilement les permissions par rôle, département ou partenaire externe, pour que chacun utilise les actifs correctement et en accord avec les directives de marque.
Systèmes de gestion des images : quelles solutions pour vos visuels ?
Les DAM ne sont pas les seules options pour gérer vos images. Selon votre flux de travail et le volume de fichiers, d’autres solutions peuvent être plus adaptées à votre équipe.
Système de gestion des ressources numériques (voir Frontify)
Un système de gestion des ressources numériques (DAM) est une plateforme unique pour centraliser et gérer toutes vos images, vidéos, documents, PDF et templates.
Les DAM puissants comme Frontify vous permettent d’organiser vos actifs, de les taguer avec des métadonnées, de gérer les accès, de garder toutes les versions à jour et de rester aligné avec vos directives de marque. Ainsi, vos contenus et publications restent cohérents, peu importe qui les crée.
Un DAM est idéal pour les grandes équipes marketing et créatives ainsi que pour les entreprises qui gèrent un volume important d’actifs numériques et doivent garantir une cohérence de marque stricte. Pour les sociétés qui gèrent peu de fichiers et n’utilisent pas de fonctionnalités avancées de branding ou de gestion des actifs, un DAM peut s’avérer trop complexe et coûteux.
Solutions de gestion de fichiers et de stockage en cloud (voir Google Drive et Dropbox)
Les solutions de stockage cloud sauvegardent vos actifs en ligne, plutôt que sur vos ordinateurs ou serveurs. De nombreuses entreprises disposent de drives partagés en ligne où les utilisateurs peuvent télécharger, stocker et partager des fichiers, avec des fonctionnalités d’organisation basiques comme les dossiers, noms et tags.
Ces outils sont adaptés aux petites et moyennes équipes, aux freelances et aux entreprises qui veulent stocker et partager des fichiers simplement et à moindre coût, sans fonctionnalités avancées. Les grandes entreprises, qui ont besoin d’une gestion plus sophistiquée des actifs, de recherches plus performantes ou d’un contrôle strict de la cohérence de marque, peuvent trouver ces solutions trop limitées.
Organisation des photos (voir Adobe Bridge)
Les outils d’organisation de photos sont des logiciels conçus pour les photographes et créatifs, afin de gérer, trier et accéder facilement à de vastes collections d’images. Des fonctionnalités comme le renommage par lot, l’édition de métadonnées, l’aperçu ou la catégorisation simplifiée permettent d’organiser et d’accéder rapidement aux images.
Ces plateformes sont idéales pour les photographes, designers et créatifs qui manipulent de grandes quantités d’images et ont besoin d’outils performants pour gérer, trier et partager leurs photos.
Pour les entreprises qui recherchent des fonctionnalités plus étendues de gestion des actifs, comme l’intégration des directives de marque ou la prise en charge de différents types de fichiers, ces outils peuvent s’avérer trop restreints.
5 conseils clés pour gérer les images de votre entreprise
Gérer efficacement les images de votre entreprise assure une marque cohérente, facilement accessible et adaptable sur tous les points de contact. Ces bonnes pratiques vous aideront à préserver une identité de marque unifiée, à gagner du temps et à éviter des erreurs coûteuses à mesure que votre entreprise se développe.
Définissez des directives et normes claires pour vos images
Les directives et normes pour les images vous aident à garder une identité de marque cohérente sur tous les canaux. Elles permettent à vos équipes de créer et d’utiliser des actifs conformes à votre identité visuelle.
Sans elles, les équipes risquent d’utiliser des images au style, à la qualité ou au branding incohérents, ce qui entraîne une présence fragmentée pouvant perturber votre audience et réduire l’impact de votre marque. Par exemple, si votre équipe réseaux sociaux privilégie des visuels lumineux tandis que l’équipe en charge du site opte pour des tons plus neutres, les visiteurs passant de vos pages sociales à votre site risquent d’être déconcertés.
Suivez ces conseils pour créer des directives claires et intuitives à destination de vos équipes :
- Servez-vous de vos directives existantes comme point de départ : appuyez-vous sur les directives actuelles de votre entreprise qui couvrent probablement déjà les logos, les couleurs et la typographie, pour définir des règles d’utilisation des images cohérentes avec vos normes globales.
- Fixez des exigences précises : précisez les dimensions, les formats de fichier et la résolution requis selon les plateformes. Par exemple, définissez que tous les visuels du site web doivent être en 1200x800 pixels, au format JPEG et en 72 dpi, tandis que les images destinées à l’impression doivent être en CMJN avec une résolution minimale de 300 dpi.
- Des règles claires pour la retouche d’images : précisez les filtres autorisés, les corrections de couleurs et les techniques de recadrage à appliquer pour garantir des visuels cohérents et conforme à l’identité de marque. Par exemple, vous pouvez décider que toutes les photos produits doivent être retouchées pour améliorer la luminosité et le contraste, tout en évitant les filtres trop marqués qui dénaturent les couleurs réelles du produit.
- Des directives adaptées à chaque canal : élaborez des règles pour les réseaux sociaux, le marketing par e-mail et l’impression afin de garantir une apparence cohérente sur tous les points de contact. Par exemple, vous pouvez exiger que vos publications Instagram soient retouchées avec un filtre spécifique, tandis que certains visuels (par ex. : images de nature ou couleurs vives) doivent être utilisés pour les bannières de votre site web.
- Illustrez avec des exemples : rendez vos directives plus tangibles en montrant l’usage correct des images. Par exemple, proposez une comparaison côte à côte entre un visuel conforme à la marque et un actif qui ne respecte pas les standards.
Poser des bases solides avec des instructions et des normes facilite l’expansion et l’affinement de votre stratégie d’images à mesure que votre marque se développe.
Organisez et mettez à jour votre système de gestion des images
Des bibliothèques d’images à jour et bien organisées facilitent les flux de travail et réduisent les risques d’erreurs. À l’inverse, une bibliothèque obsolète ou chaotique peut entraîner l’utilisation accidentelle de visuels périmés, ralentir les projets et nuire à la cohérence de la marque.
Voici comment structurer efficacement votre système de gestion des images :
- Suivez des conventions de nommage claires : incluez des informations telles que le nom du projet, la date et le numéro de version lors de l’étiquetage des images. Par exemple, utilisez un format comme NomCampagne_Date_Version.jpg (ex. : SoldesPrintemps_2024_v1.jpg).
- Créez une structure de dossiers logique : facilitez la recherche d’images en organisant vos fichiers par catégories — campagnes, produits, événements ou canaux. Par exemple, vous pouvez prévoir un dossier principal pour chaque campagne, avec des sous-dossiers pour les actifs destinés aux réseaux sociaux, au web et à l’impression.
- Réalisez des audits réguliers : passez en revue périodiquement votre bibliothèque d’images pour s’assurer que tous les fichiers respectent les directives de marque actuelles et sont correctement organisés. Supprimez ou archivez dans un emplacement séparé les visuels obsolètes.
Adopter une approche proactive dans l’organisation de vos images favorise l’efficacité et la cohérence de la marque sur l’ensemble de vos projets.
Formez tous les membres de votre équipe
Apprenez à vos équipes à accéder, utiliser et gérer vos images selon les normes et bonnes pratiques de l’entreprise (par exemple, nommage cohérent des fichiers et ajout des métadonnées). Montrez-leur où trouver les directives relatives aux images et rappelez-leur de les suivre à chaque création d’actif ou de contenu visuel.
Vous pouvez fournir des informations plus détaillées :
- Proposez une formation adaptée à chaque plateforme : formez vos équipes à l’utilisation de votre DAM ou de vos outils de gestion d’images afin qu’elles maîtrisent toutes les fonctionnalités. Mettez à disposition des tutoriels, démonstrations, ateliers ou sessions d’intégration axés sur le téléchargement, la recherche, la catégorisation et l’accès aux images.
- Proposez des sessions de mise à jour régulières : organisez des ateliers pour tenir vos équipes informées des évolutions du système ou des nouvelles fonctionnalités, afin que tout le monde reste aligné et que les éventuelles lacunes de compréhension soient évitées au fil de l’évolution des outils.
- Désignez des utilisateurs clés : nommez quelques membres expérimentés de l’équipe « champions de la gestion des images », capables d’aider leurs collègues et de veiller au respect des normes.
Des équipes formées acquièrent les compétences et le savoir-faire nécessaires pour maintenir la cohérence de la marque.
Optimisez la recherche grâce aux métadonnées
Des métadonnées précises et fiables permettent de retrouver rapidement les images pertinentes en fonction de critères tels que les mots-clés, les droits d’usage, le type de fichier ou des tags spécifiques. Elles permettent de gagner du temps et d’assurer une utilisation correcte des visuels, surtout dans le cadre de projets à grande échelle ou impliquant plusieurs équipes.
Votre DAM propose probablement des champs pour différents types de métadonnées. Expliquez à vos équipes comment les renseigner et encouragez-les à étiqueter les actifs de manière cohérente, afin de faciliter la localisation des fichiers via les filtres et la fonction de recherche.
Voici quelques types de métadonnées courants à utiliser pour étiqueter vos images :
- Métadonnées descriptives : incluez des titres, descriptions et mots-clés pertinents pour faciliter la recherche d’actifs selon des campagnes, thématiques ou contenus spécifiques, par exemple « lancement produit hiver » ou « image de bannière principale ».
- Métadonnées techniques : renseignez des informations telles que la résolution, le type de fichier et les dimensions. Les équipes ayant besoin de formats spécifiques (par ex. : impression ou web) peuvent filtrer les images selon ces critères techniques afin de choisir le fichier adapté à chaque canal.
- Droits d’utilisation : étiquetez les images avec les informations relatives aux licences et permissions afin de prévenir tout usage non conforme et de garantir une utilisation appropriée des visuels.
L’ajout de métadonnées pertinentes à vos fichiers crée une bibliothèque d’images plus efficace et facilement consultable, permettant à chacun de retrouver rapidement les actifs dont il a besoin.
Analysez l’usage et la performance de vos images
Le suivi des analyses permet d’évaluer l’utilisation des images, d’identifier les visuels les plus performants et de repérer les axes d’amélioration. Ces données mettent en évidence les contenus qui rencontrent le plus de succès auprès de votre audience tout en signalant les actifs incorrects ou incohérents. Elles aident vos équipes à prendre de meilleures décisions, à affiner leurs stratégies et à choisir l’approche la plus efficace pour chaque canal.
Voici comment commencer à suivre les analyses :
- Mettez en place un système de suivi : exploitez les fonctionnalités de votre DAM pour suivre les vues, téléchargements et partages des images. Personnalisez des tableaux de bord analytiques qui fournissent des informations sur l’utilisation et la diffusion des actifs.
- Suivez régulièrement l’utilisation des images : identifiez les visuels les plus téléchargés ou employés dans les campagnes. Si certains actifs sont peu exploités ou mal utilisés, cherchez à en comprendre les causes. Par exemple, certains fichiers peuvent être difficiles à retrouver ou ne pas respecter les directives de marque.
- Planifiez des revues régulières : examinez les performances des contenus pour optimiser votre bibliothèque d’images et ajuster votre stratégie créative. Ces revues périodiques permettent de s’assurer que vos meilleurs actifs sont utilisés de manière cohérente, tandis que ceux moins performants peuvent être améliorés.
DAM : la solution adaptée à la gestion de vos images ?
Pour les équipes manipulant un grand volume d’actifs numériques ou réparties sur plusieurs services, un DAM constitue souvent la solution la plus efficace pour gérer les images. Prenez le contrôle de vos contenus visuels et découvrez tout le potentiel d’une solution DAM pour votre marque : consultez notre guide sur la gestion des actifs numériques ou réservez dès aujourd’hui votre démo Frontify.
