À retenir
- Les systèmes de gestion des ressources numériques (DAM) permettent de centraliser, organiser et distribuer les fichiers numériques d’une entreprise, comme les logos, les supports marketing et les visuels produits.
- Les solutions DAM sont essentielles pour maintenir la cohérence des éléments de marque et fluidifier les processus, en particulier lorsqu’il s’agit de collaborer avec plusieurs équipes, départements ou partenaires externes.
- Un système DAM devient indispensable pour les organisations qui gèrent un grand volume de contenus numériques, répartis sur plusieurs équipes ou zones géographiques.
- Pour bien choisir votre plateforme DAM, prenez en compte des critères tels que : les intégrations natives à votre stack tech, la facilité d’utilisation, l’évolutivité, l’accessibilité des ressources, la gestion des droits d’accès, ainsi que les fonctionnalités d’analyse.
Qu’est-ce que le digital asset management ?
La gestion des ressources numériques consiste à stocker et organiser les fichiers essentiels de votre entreprise : logos, supports marketing, présentations commerciales, photos produits, etc.
De nombreuses entreprises utilisent un système DAM dédié pour simplifier et structurer ces processus.
Voyons comment une telle solution peut offrir un espace centralisé et facilement accessible pour tous vos contenus de marque et de campagne.
Comment un DAM simplifie la gestion de vos contenus numériques
Un logiciel de DAM fournit une structure complète pour accéder, organiser et diffuser vos contenus et ressources créatives.
Ces ressources — images, vidéos, animations ou documents — forment le cœur même d’un système DAM efficace. Dans l’idéal, les fichiers sont recherchables grâce aux métadonnées et accompagnés de droits d’accès personnalisés en fonction des utilisateurs.
Accès
Un logiciel DAM offre un emplacement centralisé pour stocker l’ensemble de vos ressources de marque. Dès qu’un collaborateur crée un fichier numérique, il le sauvegarde dans le DAM plutôt que sur son ordinateur ou dans ses dossiers personnels. Aujourd’hui, la majorité des systèmes DAM sont basés sur le cloud, ce qui permet un accès facile et sécurisé depuis n’importe où.
Organisation
Dans votre DAM, vous pouvez catégoriser les ressources en bibliothèques pour faciliter la navigation. Par exemple, vous pouvez créer des bibliothèques dédiées à différentes campagnes marketing, gammes de produits ou équipes internes.
Ajout de métadonnées et de tags
Lorsque vous importez une ressource dans votre DAM, vous pouvez ajouter des métadonnées détaillées et des tags pour faciliter la recherche.
- Les métadonnées suivent un format structuré, comme une date ou un type de fichier. Elles permettent de classer les fichiers de manière cohérente, un peu comme les “genres” organisent votre bibliothèque musicale.
- Les tags, en revanche, sont entièrement libres. Ils peuvent être utiles pour ajouter des précisions, mais sans structure claire, ils peuvent devenir incohérents d’un utilisateur à l’autre — par exemple, certains utiliseront “chiot” et d’autres “chien”, ce qui complique la recherche.
L’idéal est de combiner métadonnées et tags en suivant une taxonomie bien définie.
Par exemple, vous pouvez créer une métadonnée “département” ou “gamme de produits”, et ensuite ajouter des tags comme “marketing” ou “shampooing” pour affiner la recherche.
Diffusion
Un système DAM permet à tous les membres de votre équipe d’accéder facilement aux ressources de marque dont ils ont besoin. Chaque utilisateur peut avoir un compte personnel, et vous pouvez ajouter ou retirer des accès selon les besoins. C’est aussi très pratique pour collaborer avec des partenaires externes, comme des agences ou des freelances, tout en gardant le contrôle sur l’accès aux fichiers.
Un DAM peut aussi vous aider à restreindre l’accès à certains fichiers. Par exemple, si vous avez des ressources créatives liées à une campagne marketing encore en cours de validation, vous pouvez les masquer du reste de l’organisation jusqu’à leur approbation finale. De nombreuses solutions permettent de personnaliser les autorisations d’accès, afin d’accorder aux utilisateurs l’accès à certaines bibliothèques ou ressources spécifiques, selon leur équipe, leur niveau hiérarchique ou leur emplacement géographique.
Un DAM est-il adapté à votre organisation ?
Pour savoir si votre entreprise pourrait bénéficier d’un système DAM, posez-vous les questions suivantes :
- Votre organisation crée-t-elle, utilise-t-elle et partage-t-elle fréquemment un grand volume de contenus numériques ?
Si plusieurs équipes — y compris des partenaires externes — ont besoin d’un accès régulier aux supports de marque, un DAM permet de centraliser et de simplifier ce processus. - Votre équipe est-elle répartie sur plusieurs sites ou disposez-vous de bureaux régionaux ?
Un DAM garantit que tout le monde accède aux mêmes ressources, peu importe l’endroit où ils se trouvent. - Avez-vous besoin de suivre l’utilisation des fichiers, de gérer les accès, ou de mettre en place des workflows créatifs et des processus de validation automatisés ?
Un DAM peut optimiser vos opérations et améliorer considérablement la productivité. - Est-il important pour vous d’offrir une expérience de contenu cohérente et personnalisée sur différents canaux ?
Un DAM agit comme une source unique de vérité pour vos ressources numériques, et peut s’intégrer à vos outils quotidiens : CMS, Contentful, AEM, outils de création comme Canva, Adobe ou Figma.
Si vous avez répondu “oui” à plusieurs de ces questions, il y a de fortes chances que votre organisation ait besoin d’un système DAM.
Qui bénéficie d’un système de gestion des ressources numériques ?
La plupart des employés accéderont à votre DAM à un moment ou un autre, bien que certaines équipes en seront des utilisateurs plus intensifs. Mais ce ne sont pas uniquement les équipes internes qui en profiteront — vos partenaires externes peuvent également tirer parti d’un système DAM pour collaborer plus efficacement.
Équipes créatives
Les équipes créatives de votre entreprise — designers, photographes, vidéastes — seront probablement les utilisateurs les plus fréquents de votre système DAM. Elles s’en servent pour organiser et stocker les ressources visuelles qu’elles produisent, et pour partager l’accès avec d’autres collègues dans le cadre de processus de validation ou de retours.
Département marketing
Les équipes marketing utilisent elles aussi intensivement les outils DAM, notamment pour créer des supports promotionnels, des contenus et des modèles. Un DAM leur offre un espace centralisé pour stocker les ressources et collaborer plus efficacement. Cela est particulièrement utile en cas de bureaux régionaux ou d’équipe distribuée, car chacun peut accéder aux fichiers pertinents sans passer par des échanges manuels.
Résultat : le marketing passe moins de temps à envoyer des documents ou à gérer les autorisations individuelles.
Partenaires externes
Vos partenaires externes — comme les agences créatives, freelances ou cabinets de relations publiques — peuvent également avoir besoin d’accéder à votre DAM. Cela leur permet, par exemple, d’utiliser votre logo ou votre message de marque à tout moment, sans avoir à vous solliciter. Ils peuvent aussi déposer directement des fichiers dans le DAM, ce qui facilite la collaboration avec les parties prenantes internes pour validation.
Choisir la bonne plateforme DAM : un guide étape par étape
Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions DAM sur le marché. Voici quelques critères à prendre en compte pour comparer les options et faire un choix éclairé.
1. Intégrations
Optez pour une plateforme DAM qui s’intègre nativement à votre environnement technologique. C’est particulièrement important pour les outils créatifs comme Sketch ou Adobe, qui facilitent l’ajout et la gestion de fichiers par vos équipes créatives.
Il est également recommandé d’impliquer vos développeurs dans le choix de la solution DAM afin qu’ils puissent valider les aspects techniques. Par exemple, la capacité du logiciel à communiquer et échanger des données via des interfaces de programmation ouvertes (API) ou des services web est un critère essentiel. Vous pouvez aussi rechercher des solutions qui proposent une plateforme développeur et un kit SDK, pour créer des intégrations sur mesure, adaptées à votre écosystème existant.
2. Facilité d’utilisation
L’adoption d’une nouvelle technologie peut être complexe. Lors de vos tests ou démonstrations produits, évaluez attentivement la simplicité d’utilisation de la plateforme.
Privilégiez une interface intuitive, claire et facile à prendre en main, sans nécessité de coder ou de suivre une formation poussée. Cela favorisera une adoption rapide par vos équipes et garantira un retour sur investissement élevé.
3. Une solution transversale pour une marque cohérente
Comparez les options pour savoir si vous avez affaire à un outil DAM autonome ou à une plateforme de gestion de marque plus complète.
Des plateformes comme Frontify offrent des fonctionnalités additionnelles : commentaires en temps réel, connexion avec des produits comme les guides de marque ou les modèles. Cela permet aux utilisateurs de bénéficier d’une expérience intégrée de bout en bout, renforçant ainsi la cohérence, la collaboration et l’organisation autour de votre marque.
4. Accessibilité des ressources
Vos utilisateurs veulent pouvoir collaborer partout et à tout moment — que ce soit pour rechercher, télécharger ou commenter un contenu.
Selon vos besoins, vous pouvez choisir un fournisseur proposant une application mobile, idéale pour la gestion de marque en déplacement, ainsi qu’une application de bureau qui permet un accès rapide aux fichiers sans passer par le navigateur.
5. Scalabilité
Plus votre marque grandit, plus vous accumulez de fichiers — jusqu’à un point où la gestion devient impossible sans outil adapté.
Assurez-vous que la solution DAM choisie puisse accompagner votre croissance, en vous permettant de centraliser, gérer et partager facilement un volume croissant de contenus.
6. Gestion des accès et des droits
Vous souhaitez que de nombreuses personnes utilisent votre DAM, mais pas que tout le monde ait accès à tout.
Vérifiez la simplicité de paramétrage des règles d’accès : pouvez-vous gérer des autorisations granulaires, au niveau d’un fichier individuel ou d’une bibliothèque entière ? Ce niveau de contrôle est crucial pour garantir la sécurité de vos ressources.
7. Analytique
Les meilleurs systèmes DAM intègrent des données analytiques permettant de suivre comment vos équipes utilisent la plateforme et les fichiers.
Cela vous aide à évaluer l’engagement autour de la marque, à surveiller l’utilisation des ressources, et à instaurer une culture data-driven dans les domaines créatifs et branding.
Certaines solutions proposent des tableaux de bord clairs et intuitifs qui vous aident à :
- Évaluer les budgets : mesurez l’utilisation de la plateforme de marque et démontrez son ROI.
- Optimiser le marketing de contenu : identifiez si les efforts de création portent leurs fruits et quels types de contenus sont les plus utilisés.
- Améliorer l’intégration des outils : visualisez les flux de travail pour repérer les lacunes et envisager de nouvelles intégrations logicielles.
8. Support du fournisseur
Avant de choisir un fournisseur DAM, consultez des avis clients et des études de cas pour évaluer la qualité de son support.
Renseignez-vous également sur l’onboarding et le déploiement initial : le fournisseur propose-t-il une formation à la prise en main ? Offre-t-il un accompagnement lors de l’ajout de nouvelles fonctionnalités ?
Comment certaines entreprises utilisent le DAM pour renforcer leur marque
Uber
Uber utilise Frontify depuis 2021 pour gérer ses ressources de marque et documenter ses lignes directrices.
Leur DAM centralise des milliers de fichiers (logos, templates, polices, etc.), accessibles via une bibliothèque publique destinée aux journalistes, agences et partenaires externes.
« Aujourd’hui, plus de 20 000 collaborateurs chez Uber utilisent la plateforme dans le monde — environ 12 % de l’entreprise créent, gèrent et partagent des contenus via ce hub centralisé », explique Brian Coonce, Directeur Créatif Global chez Uber.
En savoir plus sur l’usage du DAM chez Uber.
Telefónica
Telefónica gère plus de 1 200 000 ressources (logos, illustrations, palettes de couleurs, etc.) via Frontify.
La marque pilote 19 identités visuelles dans un système unifié.
« Pouvoir gérer tous les supports de marque et les workflows en un seul espace, pour toutes nos marques et tous nos pays, est un véritable tournant pour Telefónica », explique Cristina Terrón Moreno, membre de l’équipe marque de Telefónica.
En savoir plus sur l’usage du DAM chez Telefónica.
Êtes-vous prêt·e à adopter un système DAM ?
La solution DAM de Frontify aide des entreprises comme Telefónica et Uber à gérer efficacement leurs ressources de marque et leurs contenus créatifs.
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