Quand une entreprise grandit, elle accumule toutes sortes de fichiers : des logos à n’en plus finir, des visuels de campagnes publicitaires par centaines, des photos produit à la pelle… Et il faut bien leur trouver une maison !
Idéalement, tous les fichiers numériques de votre entreprise devraient être centralisés au même endroit. Mais en réalité, ils sont souvent éparpillés un peu partout : sur les ordinateurs des uns et des autres, ou dans des systèmes de stockage variés, car chaque équipe a sa propre façon de fonctionner. Résultat : des silos d’information se créent, compliquant l’accès aux éléments de marque pertinents.
Quand vous passez des heures à retrouver les derniers supports marketing, ou que votre PDG utilise par erreur le mauvais logo dans sa dernière publication, c’est la preuve que ces difficultés deviennent trop lourdes à gérer. Il est alors temps de prendre le taureau par les cornes.
Une plateforme de gestion des actifs numériques dans le cloud pourrait bien être la solution à tous ces problèmes.
Qu’est-ce que la gestion des actifs numériques (DAM) dans le cloud ?
Un système de gestion des actifs numériques basé dans le cloud est une plateforme en ligne où les entreprises peuvent stocker, organiser et partager en toute sécurité des fichiers numériques comme des images, vidéos, fichiers audio et éléments de marque.
Les solutions DAM basées dans le cloud hébergent vos fichiers à distance, sur des serveurs de prestataires externes. Vos équipes y accèdent ensuite via Internet ou une appli web, ce qui leur permet de retrouver leurs contenus où qu’ils soient, sur tous leurs appareils.
À titre de comparaison, les solutions DAM sur site stockent ces mêmes fichiers sur du matériel appartenant à votre entreprise. Ce mode de fonctionnement complique l’accès aux contenus à distance.
Les avantages de la gestion des actifs numériques dans le cloud
De nombreuses entreprises abandonnent la gestion des actifs sur site au profit de solutions DAM dans le cloud, mieux adaptées aux besoins des entreprises modernes.
Par exemple, Bosch stockait auparavant tous ses fichiers médias sur des serveurs locaux, ce qui créait beaucoup d’incohérences à travers l’entreprise. À un moment donné, pas moins de 60 versions différentes de l’icône « accueil » étaient utilisées par les équipes et sur les différents points de contact. En optant pour le DAM cloud de Frontify, Bosch a enfin pu centraliser tous ses actifs de marque. Aujourd’hui, ce sont plus de 170 000 fichiers qui sont accessibles dans le DAM de Frontify, utilisés chaque mois par plus de 15 000 personnes.
Explorons de plus près les avantages que la gestion des actifs numériques dans le cloud peut offrir aux entreprises innovantes comme Bosch.
Un accès centralisé à vos actifs de marque, en tout lieu et à tout moment
Un DAM basé sur le cloud centralise tous vos actifs de marque dans un seul espace en ligne. Il permet de stocker une grande variété de fichiers, tous formats confondus, des contenus multimédias et vidéos aux contrats et documents juridiques.
Dès qu’un fichier est créé en interne, il est automatiquement sauvegardé dans le cloud via votre DAM, plutôt que sur un ordinateur ou dans des dossiers personnels. Fini les fichiers éparpillés, où chaque équipe utilise son propre outil ou méthode de stockage. Cette centralisation limite les incohérences de marque et fait du DAM la référence unique pour tous vos contenus.
Disposer d’un accès instantané à tous vos contenus numériques, regroupés en un seul endroit, est un vrai atout pour les équipes à distance ou réparties sur plusieurs zones géographiques. Cela évite à vos équipes marque d’être submergées par les demandes de fichiers par e-mail. Par exemple, la solution DAM de Frontify a permis au club des Kansas City Chiefs de gagner jusqu’à 10 heures par semaine, auparavant consacrées à l’envoi de contenus.
Renforcez la cohérence de votre marque sur tous les points de contact
Un DAM basé dans le cloud renforce la cohérence de la marque en éliminant l’utilisation de contenus obsolètes. Chaque utilisateur accède aux actifs les plus récents, tandis que votre équipe peut retirer ou bloquer l’accès aux fichiers périmés. Cela garantit une uniformité des messages et des visuels au sein des différents départements, régions et campagnes.
De plus, un DAM basé dans le cloud peut se connecter directement à vos directives de marque en ligne afin de renforcer encore plus la cohérence de votre marque. Ainsi, tous vos nouveaux contenus sont conformes à vos standards actuels.
Optimisez la collaboration et simplifiez les flux de travail
Un système DAM en ligne facilite la collaboration en simplifiant le partage, la révision et l’approbation des fichiers.
Au lieu d’échanger des fichiers par e-mail pour les faire réviser ou de jongler entre différentes versions, les équipes peuvent examiner, commenter et mettre à jour les contenus directement dans le DAM. La révision est facilitée par la possibilité pour plusieurs collaborateurs de travailler simultanément et d’échanger pour résoudre rapidement tout désaccord. Il est également possible de configurer des flux de travail automatisés pour l’approbation des contenus, avec des échéances définies et l’implication des intervenants concernés.
Un flux de travail centralisé pour les révisions réduit les goulots d’étranglement dans le processus d’approbation et empêche que les retours (ou demandes de retours) ne se perdent dans des boîtes d’e-mails saturées ou des discussions Slack. Résultat : un gain de temps considérable. Chez Datacom, les équipes « économisent entre 3 et 5 heures à chaque demande d’approbation » grâce au DAM de Frontify.
Scalabilité et flexibilité de la plateforme
Plus une entreprise grandit, plus ses actifs se multiplient. Elle peut accélérer la production de contenus, s’implanter sur de nouveaux marchés, lancer de nouvelles marques ou racheter d’autres sociétés. Autant de scénarios qui génèrent toujours plus d’actifs à centraliser, structurer et gérer efficacement.
Les solutions DAM basées dans le cloud s’adaptent sans effort à l’évolution des entreprises. Vous pouvez, par exemple, créer de nouvelles bibliothèques pour différents marchés ou ajouter une section dédiée à vos sous-marques. Au lieu de segmenter leurs outils et ressources, les entreprises peuvent ainsi centraliser la création et la gestion des contenus sur une seule et même plateforme, quelles que soient les régions ou les marques concernées.
Comment choisir le bon logiciel de gestion des actifs numériques
Votre équipe de marque, à l’image de celle de Telefónica, peut avoir besoin d’une plateforme centrale pour organiser les contenus de dizaines de sous-marques. Ou, en tant que responsable de marque dans une entreprise plus petite comme Sinch, vous êtes peut-être submergé par les demandes de fichiers des autres membres de l’équipe.
Chaque entreprise a son lot de défis et de besoins spécifiques à prendre en compte lorsqu’il s’agit de choisir une solution de gestion des actifs numériques. Voici quelques critères à garder en tête pour trouver celle qui conviendra le mieux à votre organisation.
Cernez les points de friction et les objectifs de votre organisation
Commencez par identifier les défis concrets et les points de friction que votre solution DAM devra résoudre. Par exemple :
- Une cohérence de marque insuffisante, les équipes utilisant des actifs inadaptés ou des fichiers obsolètes
- Des équipes de marque qui passent trop de temps à distribuer des fichiers, au détriment de missions à forte valeur ajoutée\Des fichiers de marque désorganisés, segmentés par service et difficiles à exploiter
- Des fichiers de marque désorganisés, segmentés par service et difficiles à exploiter
- Des équipes utilisant différentes plateformes pour gérer les contenus de marque, compliquant la collaboration et générant des malentendus
- Un faible engagement autour de la marque, les collaborateurs n’ayant pas facilement accès aux ressources dont ils ont besoin.
Identifier vos difficultés vous permettra de définir des objectifs précis pour la mise en place d’une solution DAM dans le cloud. Cela facilitera également le choix des fonctionnalités essentielles à votre organisation, afin de comparer les solutions selon vos besoins spécifiques.
Évaluez la facilité d’utilisation et les processus d’adoption
Une plateforme intuitive favorisera une adoption rapide par votre équipe. Voici quelques fonctionnalités clés à examiner :
- Importation de fichiers
- Classement des fichiers, notamment grâce aux métadonnées et à l’étiquetage automatique
- Fonctionnalités de recherche simples et avancées
- Gestion complète du cycle de vie des actifs, avec archivage et gestion des droits.
Consultez les tendances qui se dégagent des avis sur des sites comme G2 ou Capterra. Les témoignages clients publiés sur les sites des éditeurs vous donneront également un bon aperçu de la facilité d’utilisation de leurs solutions au quotidien. Chez Datacom, par exemple, la plateforme intuitive de Frontify a permis d’augmenter de 40 % l’autonomie des collaborateurs dans la recherche de contenus et d’actifs de marque.
Au-delà de la convivialité de l’interface, évaluez également l’expérience d’onboarding proposée par le fournisseur. Un accompagnement complet au démarrage est-il prévu ? Des formations sont-elles disponibles ? Un bon support facilitera l’adoption de la plateforme DAM et permettra à vos équipes d’en tirer rapidement le meilleur parti.
Vérifiez la compatibilité avec vos outils actuels
Optez pour une solution DAM capable de s’intégrer naturellement à votre écosystème d’outils existants. Parmi les intégrations utiles à envisager :
- Outils de création et de design comme Adobe Creative Cloud, Canva ou Figma
- Outils de communication comme Slack ou Jira
- Suites bureautiques comme Microsoft Office ou Google Workspace
- Systèmes de gestion de contenu (CMS) comme Webflow ou WordPress
- Outils de gestion de projet comme Monday.com ou Wrike.
Les intégrations natives permettent de mettre en place des flux de travail fluides entre vos outils, réduisant les obstacles liés à l’adoption d’une nouvelle solution. Vos équipes peuvent continuer à utiliser leurs outils favoris pour créer et exploiter les actifs de marque, tout en accédant aux fichiers et éléments dont elles ont besoin directement depuis votre DAM cloud.
Assurez une sécurité renforcée et un contrôle rigoureux des accès
Les fichiers de votre marque renferment bon nombre d’informations cruciales pour votre entreprise, il est donc primordial de les stocker en toute sécurité. Optez donc pour un DAM doté d’une sécurité au niveau « entreprise » et conforme aux normes de sécurité les plus strictes du secteur.
Assurez-vous aussi de pouvoir gérer facilement les droits d’accès de votre DAM. Les niveaux d’autorisation varient selon les utilisateurs : par exemple, certains n’auront pas besoin d’accéder à tous les fichiers, ni de les modifier. Vous serez peut-être amené à intégrer des utilisateurs externes, tels que des agences, consultants ou partenaires. Évaluez donc la facilité d’intégration de ces partenaires ainsi que le contrôle que vous pouvez exercer sur leurs droits d’accès.
Adopter la gestion des actifs dans le cloud : 4 conseils clés
Une fois que vous avez choisi l’outil de gestion des actifs numériques adapté à votre entreprise, voici quelques conseils clés pour faciliter sa mise en place et son déploiement à l’échelle de l’organisation.
1. Faites un audit de votre bibliothèque d’actifs numériques existante
Avant de migrer vos actifs de marque vers votre nouveau DAM, commencez par inventorier et classer vos contenus existants. Procédez à un audit pour identifier :
- les fichiers dupliqués
- les contenus obsolètes
- les fichiers inutilisés
- les documents manquants.
Cela vous permettra d’organiser efficacement la migration de vos actifs, en laissant de côté les fichiers obsolètes, inutilisés ou en double, et en ne transférant que ceux qui sont vraiment utiles à votre équipe. C’est un peu comme faire un grand ménage numérique pour démarrer sur de bonnes bases avec votre nouvelle plateforme DAM.
2. Mettez l’accent sur la formation et l’accompagnement
Une formation ciblée est indispensable pour assurer une adoption réussie de votre nouvelle plateforme de gestion des actifs par vos équipes. Pensez à proposer plusieurs formats ou niveaux de formation adaptés à des besoins spécifiques, tels que :
- Une initiation rapide aux fonctions de base, comme la recherche et le téléchargement des fichiers
- Des sessions dédiées à chaque service pour familiariser les équipes avec les fonctionnalités qui les concernent
- Une formation approfondie pour l’équipe de marque ou marketing, chargée de gérer et d’organiser les contenus
- Une formation dédiée à la sécurité et aux droits d’accès, destinée aux équipes IT ou responsables sécurité.
Une formation adaptée encouragera l’adoption tant par les équipes créatives que par les autres services. Votre prestataire doit pouvoir accompagner cette formation et faciliter l’onboarding fonctionnel ainsi que la configuration de la plateforme.
3. Prévoyez une migration par étapes
L’audit complet de vos contenus peut rendre la migration intimidante. Pour mieux la gérer, procédez par étapes : commencez par transférer les actifs les plus utilisés et essentiels, comme les logos et les supports marketing récents, puis migrez progressivement les éléments moins prioritaires.
Vous pouvez aussi organiser la migration par équipes : commencez, par exemple, par transférer l’ensemble des contenus de l’équipe marketing, puis ceux des équipes commerciales et support. Cela facilite une adoption progressive de la plateforme, plutôt que d’intégrer tous les actifs et utilisateurs en une seule fois.
Une migration et un déploiement étalés dans le temps rendront la transition moins intimidante pour les équipes concernées, tout en facilitant l’accompagnement des nouveaux utilisateurs dans ce changement.
4. Exploitez les analytics pour une optimisation continue
Consultez les données analytiques de votre système DAM pour mesurer et suivre son utilisation dans le temps.
Vous pouvez, par exemple, suivre l’usage par service ou par collaborateur pour mesurer l’engagement des équipes envers la marque et d’identifier les « champions » en interne. Vous pouvez également observer l’usage des actifs lors de moments clés, comme le lancement d’une campagne sur les réseaux sociaux.
Les données analytiques vous aideront à identifier les axes d’amélioration ou les besoins en formation supplémentaires, garantissant ainsi que votre DAM reste un outil efficace et utile pour vos équipes.
Simplifiez la gestion de votre marque avec Frontify
Frontify propose un DAM cloud intégré à une suite complète d’outils de gestion de marque, comprenant des directives de marque numériques, des modèles personnalisables, des flux de travail collaboratifs et des portails de marque sur mesure.
Un outil de gestion de marque comme Frontify permet à des entreprises telles que Telefónica, Sinch ou Bosch d’optimiser la gestion de leurs actifs tout en assurant la cohérence de leur marque et l’efficacité opérationnelle.
Envie de découvrir comment Frontify peut simplifier la gestion de votre marque ? Demandez une démo dès aujourd’hui.
